Доступ к информации в ERP системах сначала ограничивался отчетами, которые можно было получить из системы. Однако в последнее время организации стали использовать для дальнейшего распределения информации, созданной ERP системой, intranet и хранилища данных. Кроме того, чтобы предоставить пользователям индивидуальный доступ к различной информации, производители ERP систем начали разрабатывать «порталы». Это привело к упрощению использования и, следовательно, к появлению новых возможностей для производителей ERP систем в электронной коммерции.

Возможности создания отчетов и запросов в ERP системе

При использовании ERP систем информация доступна для конкретных пользователей в форме конкретных отчетов. Кроме того, существуют другие методы вывода данных, в том числе запросы в базу данных (БД). В последнее время возможности создания отчетов в ERP системах стали развиваться, так как их производители попытались увеличить доступность и упростить использование этих систем.

Отчеты ERP систем

Системы планирования ресурсов предприятия могут создавать различные стандартные отчеты, которые спроектированы для стандартного принятия решений. Отчеты, предоставляемые системой, зависят от конкретного модуля. Например, финансовые модули создают классические финансовые отчеты, включая декларации о доходах и бухгалтерские балансы.

Однако отчеты ERP системы не всегда соответствуют нуждам пользователей, как видно из нескольких примеров, которые мы приведем в данной главе. Следовательно, фирмам, возможно, нужно будет найти альтернативные методы создания таких отчетов. Заметьте, что возможности создания отчетов ERP систем не всеми пользователями используются легко, и, кроме того, существует такое понятие, как цена «рабочего места» — стоимость ERP системы обычно зависит от числа пользователей системой. В результате, некоторые фирмы создают отчеты и вводят их в другие среды (например, в intranet), так что экспертиза с помощью ERP не всегда требует использовать возможности этих систем по созданию отчетов.

Запросы в базу данных

Системы планирования ресурсов предприятий обычно имеют под собой реляционные БД. В результате, используя или БД, или возможности запросов ERP систем, можно создавать отчеты, базирующиеся на основной информации, и делать их доступными. Запросы особенно необходимы в том случае, если отчеты, созданные ERP системой, не соответствуют нуждам пользователя.

Запросы в БД могут выполняться на одном из двух уровней. Во-первых, в ПО ERP систем обычно заложена возможность формирования запросов. Во-вторых, внутри БД (например, Oracle), включенной в ПО ERP, также есть возможность формирования запросов. Обычно организации используют возможности одного из этих двух уровней.

Системы планирования ресурсов предприятий были спроектированы для обработки операций. Поэтому, не удивительно, что в некоторых ERP системах запросы рассматриваются как операции. Однако, чем больше сделано запросов, тем больше опасность перегрузки системы; слишком большое число запросов может увеличить время ответа и неблагоприятно отразиться на пользователях. Например, как заметил Коч (Koch 1999):

Отчеты являются большой проблемой ERP систем, потому что впервые сотни, даже тысячи служащих обращаются к единственной интегрированной базе данных ERP системы и выводят огромное ко¬личество данных ... Это проблема технологии номер один, которую команды по внедрению ERP системы должны устранить после внедрения системы.

Таким образом, важной частью планирования производительности ERP системы является определение того, как будет определен и осуществлен вывод данных. Если он осуществляется через запросы, то потребуются дополнительные оборудование и пропускная способность сети.

Что если возможности создания отчетов недостаточны?

Если возможности создания отчетов и запросов ERP системы не удовлетворяют нужды фирмы, существует три выхода из этой ситуации. Во-первых, фирма может создать отчеты на заказ. Во-вторых, она может ввести отчетную информацию в intranet. В-третьих, может быть разработано хранилище данных для удаленных и специальных запросов.

Отчеты, созданные на заказ

Преимущество отчетов, созданных на заказ, заключается в предоставлении возможности конкретным лицам, принимающим решения (ЛПР), извлечь нужную информацию в виде отчета, выпускаемого периодически. Однако наряду с явным достоинством здесь есть и недостатки. Во-первых, нужды ЛПР со временем меняются в соответствии с изменениями среды и их пониманием решаемых ими проблем. Во-вторых, ЛПР меняются на организационных должностях: пользователей повышают по службе, принимают на работу или увольняют. В случае если отчет спроектирован под конкретного пользователя, при изменении пользователя отчет также необходимо будет изменить. В-третьих, специально спроектированные отчеты могут содержать информацию, не нужную ЛПР, или могут не содержать всей нужной информации. В-четвертых, создание заказной ERP системы может оказаться слишком дорогим удовольствием и уменьшить возможности модернизации системы. В общем, создание специальных отчетов на заказ в системе может быть дорогим и кратковременным решением.

Intranet

Так как ERP системы, в общем, не просты в пользовании, некоторые фирмы помещают отчеты в Интернет или в intranet. В частности, для различных уровней пользователей могут быть созданы различные среды создания отчетов. Например, пользователям-экспертам можно предоставить прямой доступ к SAP, в то время как остальным — доступ к той информации, которая им нужна, в удобном для использования формате в корпоративной сети intranet.

Интеграция intranet и ERP системы все в большей степени стано¬вится средством распространения отчетной информации в ERP системах. Например, компания Transamerica в Лос-Анджелесе использует intranet для того, чтобы сделать доступной отчетную информацию из системы PeopleSoft. Отчеты, разработанные для того, чтобы удовлетворить и общий, и конкретный интерес при принятии решений, обновляются каждые 24 часа.

Более того, для доступа к данным ERP системы, чтобы генерировать более удобные для чтения и использования отчеты, может быть использован и Lotus Notes . Например, Lotus Notes дает доступ к данным систем PeopleSoft и SAP (Doan 1996). Такой доступ позволяет организациям делать данные ERP систем доступными в системе, знакомой пользователям, к которой легко получить доступ и которую просто использовать.

Отчеты, опубликованные в intranet, обычно являются стандартными отчетами, распространяемыми для общего доступа. В результате, сама информация в целом почти та же самая, что и находится в отчетах ERP системы. Что меняется, так это доступность: информация становится доступной для более широкого круга пользователей.

Хранилища данных

Внекоторых случаях ERP системы имеют интерфейс к хранилищам данных. Хранилища данных могут предоставить, по крайней мере, две возможности. Во-первых, они дают пользователю возможность получить доступ к информации, необходимой для принятия решений, в среде, созданной для генерирования отчетов. Во-вторых, хранилище данных может функционировать как класс «клиринговых домов» по отношению к приложениям, обеспечивающим исходящие и входящие потоки данных как для внутренних, так и для внешних пользователей. Например (Cotteleer, Austin, and Nolan 1998, с. 10), компания Cisco использовала хранилище данных при внедрении Oracle Applications:

Так как последствия внедрения [Oracle Applications] для исходящих потоков были большими, чем ожидалось, команда внедрения решила обратиться к некоторым другим техническим источникам. Поскольку до этого системы были связаны друг с другом напрямую (т. е. по принципу «точка-точка»), при новом подходе все данные будут передаваться через «хранилище данных».

Хранилища данных могут быть физически расположены в одном месте или же представлять из себя «виртуальные» хранилища, части БД которых расположены в нескольких местах. В приложении 5-1 говорится о том, как ERP система компании Quantum взаимодействует с виртуальным хранилищем данных. Далее говорится о том, как компания Burton Snowboards использовала единое хранилище данных.

Обнаружение знаний

Хранилище данных может быть использовано не только для предоставления отчетов. Так как данные находятся в одном месте, фирмы могут создавать или находить знания в данных. Например, могут быть исследованы отношения между различными переменными с использованием статистического подхода и методов искусственного интеллекта. Такие знания позволяют создавать ценности из действий по обработке деловых операций. Ранее же расходы на системы обработки операций рассматривались как чисто накладные.

Преимущества хранилищ данных

Производители ERP систем все чаще интегрируют возможности хранилищ данных в свои системы. Из-за своей специализации на БД компания Oracle была, возможно, первым основным производителем, кто интегрировал хранилища данных в свой продукт. Однако SAP также вскоре выпустила продукт с хранилищем данных. Хранилища данных предлагают информацию, оптимизированную для поиска.

Таким образом, так как процессы принятия решений нуждаются в изменениях, хранилище данных может быть использо¬вано для предоставления новых отчетов в режиме реального времени. Как видно из примера компании Cisco, хранилища данных могут быть также использованы, как центральные пункты взаимодействия. Расходы в основном идут на создание и содержание хранилищ данных, а также на написание запросов к ним.

Отрывок из книги Дениэля О'лири "ERP системы. Современное планирование и управление ресурсами предприятия. Выбор, внедрение, эксплуатация"