Иллюстрация http://www.inmagine.com/

Вопрос безопасности и сохранности документации сегодня стал особенно актуальным для бизнеса — налоговых инспекторов или налоговых милиционеров заинтересуют и учредительные документы, и база дебиторов предприятия. Небрежность в хранении документации может дорого обойтись компании.

Клиентами юридических фирм нередко становятся предприятия, просто попавшие «под раздачу», которым изъятые в ходе обыска сотрудниками налоговой и МВД документы и имущество, к примеру печать, не возвращают на протяжении нескольких месяцев. В то же время налоговая инспекция будет исправно начислять штрафы за неподанные налоговые декларации — отчеты, не заверенные печатью, налоговики попросту не принимают.

Банковская опека

«Один из наиболее распространенных способов хранения документов и ценных бумаг — банковские ячейки, — рассказывает Александр Субботин, партнер ЮФ «Тарасов и Партнеры». — Арендовать индивидуальный сейф в банке гораздо надежнее и дешевле, чем нанимать охрану для офиса или покупать качественный сейф, который нужно еще и ставить на сигнализацию». «Все чаще клиенты запрашивают данную услугу именно для хранения документов», — дополняет Владимир Довгаль, начальник управления розничных продаж Сведбанка . По информации Сергея Мищенко, директора департамента разработки банковских продуктов Астра Банка , финучреждения размещают индивидуальные сейфы в хранилищах, оснащенных автоматизированной системой технической безопасности (сигнализация, контроль доступа и пр.) и автоматической системой пожаротушения, которые соответствуют всем требованиям НБУ .

Однако, несмотря на степень надежности хранилища, ни один банк не гарантирует сохранность имущества в ячейках. Ведь финансовое учреждение не несет ответственности за их содержимое. Опись содержимого не составляется и работник банка не контролирует, что именно находится в ячейке (не запрещается хранить все, что угодно, кроме оружия, наркотиков, взрывоопасных и отравляющих веществ). К тому же доступ к ячейке ограничен.

«Клиент будет иметь право доступа к документам, которые хранятся в индивидуальном банковском сейфе, только в часы работы отделения банка (обычно это будни) — с 9.00 до 18.00», — дополняет г-н Мищенко. Да и работать с документами в помещении депозитария, где нередко нет даже стола, не очень удобно. А самое главное, если содержимым индивидуального банковского сейфа заинтересуются правоохранительные органы, то банк, скорее всего, откроет им ячейку.

Средняя стоимость аренды ячейки от 1,5 грн в сутки (в зависимости от ее размера и месторасположения банковского отделения). Чем больше срок аренды, тем дешевле. Некоторые столичные банки предоставляют до 30% скидки, если договор аренды заключается на период от 30 дней. «Для оформления аренды при себе нужно иметь паспорт, справку о присвоении идентификационного кода», — уведомляет Владимир Довгаль. Обычно плата за пользование ячейкой и залог за ключ в размере от 150 до 600 грн взимается наперед. В случае потери ключа залог не воз­вращается.

В хорошие руки

Хранить важные документы охотно берутся адвокаты/нотариусы, руководствуясь «адвокатской» либо «нотариальной» тайной. Стоимость услуг по хранению документов адвокаты не называют, оговаривая, что цена зависит от количества и вида бумажных ценностей и формируется в индивидуальном порядке. «Это подходит для желающих избежать лишних проблем при проверках правоохранительных органов. Так, если в фирму наведаются проверяющие и будут настаивать на предъявлении, к примеру, учредительных документов, им можно будет показать договор, заключенный с адвокатом, к которому прилагается опись переданных ему на хранение документов», — поясняет г-н Субботин.

Статья 9 Закона Украины «Об адвокатуре» гарантирует адвокату, что вопросы, по которым гражданин или юридическое лицо обращались к нему, суть консультаций, советов, разъяснений и иных сведений, полученных адвокатом при осуществлении своих профессиональных обязанностей, являются тайной. Совокупность статей 9 и 10 Закона Украины «Об адвокатуре» обеспечивают адвокату иммунитет от незаконных действий проверяющих. «Однако в подобном контексте услуга хранения документов не совсем законна. Фактически к «адвокатской тайне» она не относится, а маскируется под нее. Поэтому адвокат должен будет изрядно потрудиться, чтобы доказать проверяющим органам невозможность использования находящихся у него документов», — дополняет Александр Субботин. На самом деле у отечественных адвокатов нет надежной защиты от изъятия из их офиса каких-либо документов, поэтому они зачастую не уповают лишь на «адвокатскую тайну», а подстраховываются, арендуя ячейку в депозитарии банка.

Железный шкаф

Обеспечить сохранность документов и вместе с тем круглосуточный доступ к ним можно, установив в офисе сейф и подключив его к сигнализации. Однако стоит учeсть, что большинство предлагаемых сейфов стоимостью до 800 грн — ни что иное, как металлические шкафчики, имеющие лишь внешнюю атрибутику сейфов. Такие изделия лишены основных качественных характеристик сейфов — сопротивления взлому и горению. Взломостойкие ящики или шкафы, как правило, характеризуются большим весом. Например, сейф 2 класса среднего размера весит 250–300 кг, а 5 класса — 1,2 тонны. Отличаются взломостойкие конструкции и дорогими замками — в изделиях высоких классов стоимость замков достигает EUR1,5 тыс. Если планируется устанавливать сейф дома или в офисе, необходимо определить основную угрозу ценностям, которые будут в нем храниться. По утверждению Сергея Фридлянда, исполнительного директора предприятия «Банкспецсейф», кражи происходят чаще пожаров и поэтому эксперт советует выбирать взломостойкие конструкции. «Основная задача таких сейфов — простоять время, необходимое для реагирования охраны, от момента срабатывания сигнализации и до прибытия группы задержания, — поясняет г-н Фридлянд. — Для Киева и областных центров это время составляет 4–6 минут».

Огнестойкие сейфы Б-класса (приспособлены для хранения бумаг и денег) стоят от 1 тыс. грн в зависимости от размера, взломостойкие сейфы 2 класса (максимальный — 10 класс) — 4–10 тыс. грн. Следует отметить, что, по утверждению специалистов, вскрыть можно абсолютно все сейфы — иначе они бы не получили класс взломостойкости при испытаниях. Вопрос лишь в квалификации взломщиков и необходимом для этого времени. Таким образом, идеального способа хранить важные бумаги (чтоб и надежно, и доступ к ним был в любое время) не существует.