Десять принципов управления автопарком 05.06.2009

Управление корпоративными автомобильными парками, на первый взгляд, может показаться простой и рутинной деятельностью. Однако, при более глубоком изучении проблематики, становится очевидным, что речь идет о стратегической деятельности компании, которую нужно серьезно и детально планировать.

Самой распространенной ошибкой большинства фирм и организаций является то, что содержание автопарка они рассматривают всего лишь как «необходимые производственные расходы». Поэтому, как правило, топ-менеджеры уделяют этой теме слишком мало внимания. На практике это выглядит как попытка минимизировать первоначальные затраты, не принимая во внимание последующие расходы.

В основе – комплексный анализ

Следует понимать, что организация работы корпоративного автомобильного парка – это не только первоначальный вклад в него, но и последующие текущие расходы на протяжении всего цикла эксплуатации автомобилей компанией. Нельзя смотреть на экономическую сторону вопроса, ограничившись лишь моментом приобретения новых автомобилей. Нужно принимать во внимание и эксплуатационные расходы – горюче-смазочные материалы, проведение технического обслуживания и ремонта, а также затраты на последующую продажу корпоративного транспорта. Именно поэтому так высоко ценятся автомобили с высокой эксплуатационной надежностью, дающие возможность рассчитывать на их перепродажу по достаточно высоким ценам.
Опыт показывает, что ориентация лишь на одну сторону вопроса означает недооценку всех возможных расходов, что влечет лишние затраты и плохие финансовые результаты. Кроме того, часто упускается из виду тот факт, что автопарк является лицом компании. В нынешних условиях корпоративный автопарк должен быть достаточно качественным, чтобы надлежащим образом представлять фирму, и одновременно скромным.
Удивляет то, что относительно небольшое количество компаний постоянно планирует свою деятельность в области использования служебного транспорта, ограничивая ее рамками и правилами. Сегодня только 44% фирм с автопарком более 10 машин имеет четко сформулированные правила его эксплуатации и штатного сотрудника, в обязанности которого входит следить за их исполнением.
Можно выделить три категории управленческих должностей в иерархии фирмы: первая категория – владельцы фирмы или уполномоченный ими наблюдательный орган; вторая категория – топ-менеджеры фирмы; третья категория – менеджер, который непосредственно отвечает за транспорт фирмы. В идеальном случае интересы всех трех категорий взаимно переплетаются.
И главное, нет двух полностью идентичных предприятий, поэтому невозможно сформулировать универсальный совет «как все делать правильно». Однако в каждом случае можно говорить о нескольких общих принципах управления автопарком. Приведенные здесь принципы составлены на основании реального опыта и ошибок, которые наиболее часто допускают менеджеры компаний.

Десять принципов fleet-менеджмента

1. Не существует единого «наилучшего» совета, как управлять автотранспортным парком. Каждый вопрос в каждой конкретной ситуации и в каждой конкретной фирме решается по-своему, исходя из ее приоритетов, целей и возможностей. Также не существует «наилучшей» или «наиболее выгодной» формы финансирования. В каждом индивидуальном случае необходимо сначала детально проанализировать потребности и ожидания компании, спрос и предложение на рынке. И только после этого искать наиболее приемлемое для интересов фирмы решение. Разумеется, для этих целей фирма может нанять независимого консультанта.
2. Унификация (приведение к однотипности на основе установления рационального числа разновидностей объектов, - ред.) транспорта предприятия по моделям автомобилей – процесс хоть и долговременный, но очень эффективный. В настоящее время унификацию проводят, в лучшем случае, треть компаний. Еще треть фирм хотели бы начать ее у себя, но пока они не в состоянии сделать это из-за отсутствия надлежащих условий. Эффект от унификации автотранспортных средств однозначен: наряду с имиджем можно достичь заметной экономии не только при покупке автомобилей, но и в процессе их эксплуатации.
3. Иногда в обязанности персонала, использующего корпоративные автомобили для работы, входит их ремонт. И в случае, если ремонт автомобилей производится фирмой самостоятельно, возникает вопрос, а стоит ли овчинка выделки? Соизмерима ли экономия на специализированном сервисе с неполученными прибылями? Сколько товара осталось непроданным, сколько клиентов не обслужено за время такого ремонта? Не дешевле ли отдать автомобиль в специализированный ремонт, а в это время пользоваться подменным автомобилем?
4. Затраты на автопарк и его эксплуатацию являются одними из наиболее значительных статей расходов. Поэтому данному вопросу следует уделять внимание на стратегическом уровне. Например, в Европе более 70% топ-менеджеров лично контролируют процесс принятия решений о стратегии и способах эксплуатации автопарка на вверенных им предприятиях.
5. Благодаря конкуренции, большинство известных производителей вместе с товарами предоставляют всевозможные дополнительные сервисы. В результате, конечный потребитель, в нашем случае менеджеру автотранспортного подразделения фирмы, получает выбор и освобождается от ряда забот. Некоторые производители такой подход сделали своим правилом. Другие пока только на пути к этому. Конкуренция на автомобильном рынке и рынке автотранспортных перевозок достаточно велика. Следовательно, в сложившейся ситуации потребитель должен выигрывать. Поэтому наиболее целесообразно искать фирмы, акцентирующие свое внимание на качестве своих продуктов и предоставляемых услуг.
6. Всегда нужно рассматривать вариант привлечения внешних ресурсов. Это касается не только процесса управления автопарком в целом, но и его составляющих – поиска оптимальных вариантов приобретения и эксплуатации автомобилей, их сервисного обслуживания, ведения административного деловодства и т.д. Функциональность и целесообразность привлечения внешних ресурсов для управления автопарком подтверждается не только растущим количеством автомобилей, эксплуатируемых в режиме лизинга. Об этом свидетельствует также опыт зарубежных стран, где использование внешних ресурсов является стандартным методом менеджмента в автопарках компаний. В Украине эта тенденция сейчас находится в начальной стадии развития, так как все еще силен принцип: «Все свое ношу с собой».
7. Компания, имеющая свой автопарк, должна четко определить стратегию использования служебного транспорта, как по общим, так и по отдельным вопросам. Такая стратегия называется «car policy» («корпоративная автомобильная политика»). По сути это свод принципов и философия управления автопарком предприятия. Важность «car policy», наряду со всем прочим, подтверждает тот факт, что она является составной частью политики управления автопарками почти у 60% иностранных компаний. К сожалению, в Украине только единицы компаний имеют «автомобильную политику» в рамках стратегического менеджмента. Очень часто формулирование принципов ограничивается операционным уровнем, конкретной ситуацией или сиюминутной потребностью.
8. Особенно эффективна комбинация «car policy», менеджмента автопарка и системы мотивации в случае, когда покупка или обмен автомобиля привязывается к конкретным производственным результатам. Однако опыт показывает, что в этих случаях личные интересы зачастую превосходят интересы фирмы. Происходит что-то вроде перетягивания каната между фирмой и некоторыми ее работниками, что не очень хорошо сказывается на конечных результатах.
9. Обязанности менеджера автопарка компании не должны ограничиваться лишь вопросами приобретения автомобилей и их дальнейшей эксплуатации. Он должен также решать вопросы предпродажной подготовки и продажи автомобилей в конце их срока службы. На этом этапе он должен тесно сотрудничать со страховыми, финансовыми, сервисными, консалтинговыми и многими другими организациями. При этом он должен четко понимать, что в этом вопросе профессиональные партнеры являются необходимостью, и никак не роскошью. Многие из них работают на довольно высоком уровне и предоставляют компании возможность «развязать» руки для решения других задач в рамках ее основной деятельности. Поэтому при подсчетах и составлении калькуляции необходимо принимать во внимание не только процедурные расходы, но и затраты, связанные с этими службами. Таким образом, можно получить объективное экономическое заключение о выгоде того или иного предложения.
10. Автопарк, без сомнения, представляет фирму, является ее лицом и важной составляющей частью «корпоративного имиджа». Однако часто мы можем увидеть различные недоработки в этом вопросе. Например, нередко топ-менеджеры компаний ездят на автомобилях класса люкс, тогда как ее рядовые работники зачастую пользуются служебными автомобилями, которые находятся в очень плохом техническом и визуальном состоянии. Это не только не позволяет им качественно выполнять свои обязанности, но и ставит под угрозу безопасность езды. Часто встречаются случаи использования «car policy» только для создания имиджа топ-менеджмента, но не имиджа компании как таковой. Это неправильные подходы. Служебный транспорт фирмы должен работать на ее имидж, отвечать ее положению на рынке и специализации в бизнесе.