Обиженные сотрудники норовят использовать корпоративную переписку как улику против работодателей. Время внедрять кодексы e-mail-безопасности.

Британец Джером Франк, попавший под сокращение, подал в суд на своего бывшего работодателя - аудиторскую компанию. 49-летний г-н Франк обвиняет прежнее начальство в возрастной дискриминации. Его адвокат требует от компании предоставить всю электронную переписку для того, чтобы использовать ее в качестве доказательства вины аудиторской фирмы.

Такие случаи сегодня не редкость. Электронная переписка хоть и не может считаться прямым доказательством вины или невиновности, но, тем не менее, косвенно может повлиять на ход судебного разбирательства. А потому все больше компаний начинают уделять пристальное внимание e-mail-безопасности и этикету. Требования касательно того, что можно и чего нельзя отправлять по корпоративной почте, как должны быть оформлены письма, какая лексика допустима и др., уже сформировались в единую систему и осели в головах руководителей. Дело за малым - свести эти требования воедино, разработать специальную политику e-mail-безопасности и e-mail-этикета и ознакомить с новым документом всех сотрудников.

1. Не отправлять по корпоративной почте письма личного характера, особенно если в них обсуждаются рабочие вопросы или содержатся негативные высказывания, например, о начальстве. Безобидные фразы «как мне надоел этот дресс-код» или «она (начальница. - Ред.) меня достала» при определенных обстоятельствах могут быть использованы против автора строк.
2. Стараться в письмах избегать «неформальной», оскорбительной лексики, а также субъективных суждений. «Бесчеловечно заставлять сотрудника выполнять эту задачу», «идиотское задание» - фразы, которые также трактуются не в вашу пользу. Не используйте специфические (понятные только вам и небольшому кругу лиц) понятия. Получатель письма может вас просто не понять, особенно если он принадлежит к другому культурному/социальному слою или просто живет в другом городе (не говоря уже о другом государстве).
3. Половая, возрастная, расовая, религиозная и прочие дискриминации - табу в корпоративной переписке.
4. Грамотность изложения обязательна. То, что электронная почта - быстрый способ связи, вовсе не означает, что можно забыть об орфографии и пунктуации. Никаких «превед», «как дела» и т. д.
5. При отправлении письма важно устранять свидетельства того, что это письмо было переслано еще кому-то. Даже если это так, получатель не должен видеть, что это же письмо прочитают еще 10 человек.
6. Тематика письма должна быть короткой, емкой и в точности соответствовать его содержанию. Названия типа «догадайся сам», «аноним» или «я» недопустимы в деловой переписке. Во-первых, такой фамильярный тон может оскорбить получателя письма. Во-вторых, ваше послание может быть попросту проигнорировано или удалено как spam.
7. Если содержание письма небольшое, есть смысл вставить его в «тело», а не прикреплять отдельным файлом. Однако если вы знаете, что с вашим письмом получателю предстоит работать или содержание слишком объемное, то прикрепите его в файле.
8. «Уведомить о получении» - функция, которой сегодня любят злоупотреблять. Ответьте себе сами на вопрос, есть ли смысл уведомлять о получении этого письма. Если вы сами ответили утвердительно - то смело просите «уведомить», но помните, что получатель всегда может отказаться от отправки уведомления.
9. Длина письма должна соответствовать стилю беседы. Например, если в переписке вы обсуждаете «Критику чистого разума» Канта, то естественно, что ваши письма будут длинными и одно предложение будет состоять из пяти строчек. Но это скорее исключения из правил. В остальных же случаях старайтесь писать краткие и четкие послания, не забывая разбивать текст на логические абзацы.
10. При ответе на вопрос, заданный в предыдущем письме, не стоит ограничиваться коротким «да» или «нет». Не поленитесь скопировать вопрос в свое электронное письмо и только потом пишите на него ответ. В противном случае, просматривая свою переписку в дальнейшем, воспроизвести нить разговора будет очень сложно. А тем более доказать, что вы, например, были несогласны или согласны с тем-то и тем-то.
11. Не стоит увлекаться «экзотическими» шрифтами, иначе текст будет тяжело читаться. Так же, как и текст, написанный прописными буквами. Электронные письма, как и обычные, подчиняются всем правилам написания стандартных писем - соблюдайте их. Прописными буквами или курсивом можно выделить слова, на которые нужно обратить особое внимание.
12. В электронном письме обязательно должна быть подпись. Она должна идентифицировать вас и содержать ваши контакты (телефоны, факс). Подпись не должна быть слишком длинной - 4-7 строчек вполне достаточно.
13. Соблюдайте правила вежливости. Слова «уважаемый», «пожалуйста», «благодарю» и «с уважением» в конце должны быть обязательными в ваших письмах. Если вы лично знакомы с получателем письма и допускаете в отношениях с ним некоторые неформальные нотки, то можете в своем послании использовать смайлики. Это позволит «оживить» ваше послание и даже в какой-то мере заменить жестикуляцию. Главное - не переусердствуйте.
14. Помните, что ваше письмо - это виртуальный мир, но читать его будет живой человек. Поэтому перед нажатием кнопки «отправить» перечитайте еще раз то, что вы написали. Поставьте себя на место получателя вашего послания, и если оно у вас самих не вызывает никаких вопросов и замечаний - смело отправляйте.