Коммерческие онлайн-закупки в деталях: в чем польза для бизнеса?

Что дают коммерческие онлайн-закупки частным украинским компаниям, в том числе банкам? В чем преимущества таких закупок перед обычными? Какие товары таким способом покупают наиболее часто? Какие площадки наиболее часто используют? Расспрашивал экспертов Prostobiz.ua

Краткое содержание и ссылки по теме

  1. Преимущества онлайн-закупок
  2. Подводные рифы коммерческих онлайн-закупок

Преимущества онлайн-закупок

Оксана Чернюк, начальник отдела централизованных закупок ОТП Банка

Первое и очевидное преимущество осуществления коммерческих онлайн-закупок - это снижение затрат на приобретение товаров/работ/услуг. Однако использование систем электронных закупок позволяет организациям реализовывать и дополнительные цели. Так, внедрение системы электронных закупок в нашем банке являлось продолжением политики банка по оптимизации бизнес-процессов и повышению эффективности использования ресурсов.

Перейдя на систему электронных закупок, мы получили как уменьшение прямых затрат, так и автоматизацию или полное «удаление» процессов, которые не имеют ценности, а также создали условия равного доступа потенциальных поставщиков к участию в тендерах.

Если говорить более предметно, то преимущества использования системы заключаются в следующем:

  • упрощение внутренних и внешних коммуникаций между участниками процесса закупок;
  • стимуляция конкуренции между поставщиками;
  • снижение затрат времени на проведение, анализ и контроль закупок;
  • исключение финансовых махинаций из процесса закупок;
  • оптимизация и структуризация всех процессов закупок по средствам четкого определения ролей, процедур и документов;
  • формирование общей базы документооборота за весь период осуществления закупок.

Наиболее эффективной является закупка так называемых “off-the-shelf products” - «товаров с полки». Это стандартные товары, для которых, с одной стороны, несложно выписать достаточно четкую техническую спецификацию, с другой стороны, их закупка через систему электронных закупок обеспечивает достаточно большое количество поставщиков, участвующих в торгах, и, как результат, оптимальную цену закупки.

Лариса Федяева, директор департамента поставок UniCredit Bank

Онлайн-закупки – это процедура проведения конкурсной закупки товаров, которая осуществляется на базе электронной торговой площадки (ЭТП) и которая применяется в случаях, когда предметом закупки являются стандартные товары и работы/услуги, предлагаемые определенным количеством поставщиков на рынке, а цена товара/услуг является одним из решающих факторов в выборе победителя.

Наш банк проводит онлайн-закупки на специально созданной группой UniCredit электронной площадке, которая называется I-Faber.

Основными преимуществами закупок путем проведения аукционов являются:

  • Сокращение затрат времени на проведение, анализ и контроль закупок.
  • Экономия. Сокращение расходов на электронных закупках составляет до 15-20%.

Экономия за счет использования электронных торговых площадок осуществляется за счет нескольких факторов: полной прозрачности торгово-закупочной деятельности, минимизации ценовых сговоров, исключения финансовых махинаций в процессе закупок.

  • Увеличение конкуренции на торгах, увеличение круга поставщиков и расширение их географии, демпинг цены в результате проведения торгов, когда участники могут видеть только свое ценовое предложение и лучшее ценовое предложение.
  • Упрощение всех этапов торгово-закупочной деятельности за счет автоматизации. Оптимизация трудовых затрат.
  • Возможность централизованного контроля за торгами как со стороны ответственного закупщика банка, так и со стороны глобального менеджера определенной категории закупок, и по прозрачной отчетности.
  • Возможность создать положительный публичный образ банка и группы в целом для широкого круга поставщиков, поскольку вся информация об активности банка, проведенных аукционах и их результатах размещается на сайте банка и доступна для всех участников рынка.

Также проведение онлайн-закупок несет определенные преимущества и для поставщиков:

  • Расширение рынков сбыта без ограничений в географии.
  • Доступ к крупнейшим закупкам. Поставщики имеют возможность принять участие в торгах любого заказчика, представленного на электронной торговой площадке.
  • Упрощение всех этапов торгово-закупочной деятельности за счет автоматизации.
  • Оптимизация расходов.
  • Оперативная информация о проведенных торговых процедурах и прохождении торгов.

Николай Жандоров, руководитель торговой площадки государственных и коммерческих закупок Zakupki.Prom.ua

Внедрение компаниями электронных закупок из тренда превращается в Украине в весомое конкурентное преимущество. К таким выводам приводит анализ данных с площадки Zakupki.Prom.ua, которыми мы располагаем. Во-первых, следует отметить широчайший спектр товаров, которые закупаются в онлайн - от бумаги и чая до элеваторов и хлебоуборочных комбайнов. Во-вторых, средняя экономия в стоимости по коммерческим закупкам составляет 15%. При этом проведение закупок через электронные торговые площадки позволяет закупщикам тратить на 60% меньше времени на каждый тендер.

Упрощение и сокращение трудозатрат на бизнес-процесс в случае, если тендер объявляется на электронной площадке, происходит по объективным причинам. Очевидно, что через интернет гораздо проще и объявлять закупку, и собирать предложения, нежели делать это по электронной почте или по телефону.

Кроме того, то количество потенциальных поставщиков, которых проинформирует о тендере колл-центр площадки, закупщик никогда сам себе обеспечить не сможет. Отсюда вытекает следующее преимущество — высокая конкуренция в закупке. А это значит, что за меньшие деньги, компания получает возможность выбрать более качественный товар или услугу.

Обеспечение прозрачности процесса - еще один плюс закупки на электронной площадке. Она, можно сказать, освещает улицу, на которой идут торги, и это дает возможность увидеть и ликвидировать все ямы, грязь и сомнительные договоренности в темных углах. 

Вадим Березовик, председатель правления Коммерческого Индустриального Банка

Наиболее востребовано направление онлайн закупок для крупных и средних производителей: аграрная сфера, металлургия, строительная отрасль и производство товаров промышленной группы. В меньшей степени интерес к нему проявляют компании гостиничного бизнеса, клининговые компании, финансовый сектор.

Основные преимущества, которыми характеризуются онлайн-закупки, это: возможность приобрести среднюю или крупную партию товара. При этом  сделать это гораздо более оперативно, нежели при использовании  традиционных площадок продаж. А также, что является производным от понимания среднего или крупного опта, это более низкая цена товара. Кроме того, ещё одним важным преимуществом таких площадок, как,  например "Тендер гид", является возможность оперативного мониторинга спроса и предложения, стоимости, объёмов и многих других количественных и качественных характеристик товара и состояния рынка, которые невозможно или крайне дорого достичь другими путями.

Это существенно помогает, в первую очередь, торговцам, для формирования своей стратегии и тактики продаж, развития новых товарных групп и корректировки ассортиментной политики, ценообразования и многому другому.

Наиболее развитыми на ниве онлайн-закупок, можно считать направления промышленного оборудования, строительства, энергетического сектора (нефтепродукты и топливо), сферы услуг (ремонтные и строительные работы, клининговые услуги), производство продуктов питания,  транспортных услуг и медицины. При этом объёмы потребления  неоднородны и часто завися от таких факторов, как общее состояние отрасли, сезонности, уровня потребления, политических о социальных  рисков и ради других факторов.

Хотя, в первую очередь, необходимо помнить о том, что определяющим тут являются финансовые возможности конечного потребителя товара или услуги. На сегодняшний момент,  например, замедлились объёмы в строительном секторе и направлении промышленного оборудования. Впрочем, признаки стагнации наблюдаются и в других направлениях.  Уровень интереса к онлайн-закупкам финансового сектора, в целом, крайне незначителен и, как правило, находится в зоне потребления хозтоваров (бумага, канцелярия, бытовая химия) и отчасти в незначительных закупках компьютерной техники и клининговых услугах.

В остальном интерес финансового сектора (банков, кредитных и финансовых компаний, КУА и прочих учреждений этого сектора) минимален, и его скорее нет. Всё банально: отделения (в период активного развития финансового сектора) требовали  ремонтов, техники, оборудования, мебели и многого другого. Последние годы, ввиду тотального сокращения сети, интереса к этому у банков фактически нет.

Подводные рифы коммерческих онлайн-закупок

На что обращать внимание предприятию при осуществлении онлайн-закупки, чтобы все прошло гладко? Как обойти все возможные подводные камни и неприятности во время закупок? Какие неожиданности могут возникнуть в процессе? Узнавал Prostobiz.ua

Оксана Чернюк, начальник отдела централизованных закупок ОТП Банка

Иногда публичность и открытость привлекают недобросовестных и неквалифицированных участников. Поэтому рекомендуется проводить пред-квалификацию и последующую проверку потенциального победителя соответствующими службами организации. Правда, бывают случаи, когда даже такие проверки не дают 100% гарантии того, что выбранный поставщик добросовестно выполнит взятые на себя обязательства.

Еще один механизм защиты – это выбор 2 победителей (основной и резервной компании). При таком подходе в случае возникновения проблем с основным поставщиком, заказчик может воспользоваться услугами резервной компании.

Также при осуществлении электронных закупок очень большое значение имеет правильность составления технического задания, особенно для технически сложных закупок. Чем подробнее и тщательнее выписано техническое задание, тем выше вероятность результативного осуществления закупки. Создание грамотного и качественного технического задания требует высокой квалификации уже со стороны заказчика.

В техническом задании заказчик должен указывать действительно важные для себя показатели и критерии выбора, чтобы избежать предложения со стороны участников формально соответствующих, но, по сути, менее качественных и не полностью отвечающих потребностям заказчика товаров/услуг.

Лариса Федяева, директор департамента поставок UniCredit Bank

Существуют некоторые недостатки проведения закупок через электронные площадки для заказчика.

  • Сложно оценить качество предлагаемых поставщиками товаров – в таком случае мы обязательно спрашиваем образцы продукции или проводим тестирование.
  • Проблема в том, что покупатель не может "пощупать" продукт и поэтому рискует купить "кота в мешке" – это касается в основном работ/услуг, поэтому в критериях оценки мы закладываем такой показатель как опыт сотрудничества (с нашим банком или с другими банковскими учреждениями), предоставления участниками рекомендательных писем, а также контактируем с целью опроса контрагентов поставщика для определения качества услуг.
  • Электронные торговые площадки подходят только для рынков массовых стандартных продуктов. Для производителей-монополистов или для одиночных, индивидуальных заказов ЭТП не используются.
  • Высокая плата за предоставление доступа для проведения электронных торгов. В нашем случае это одноразовая годовая сумма, которую платит банк, но во многих случаях стоимость подключения к ЭТП ложится на участника торгов.

Если для крупного предприятия эта сумма мизерная, то для малого бизнеса это может быть существенным аргументом при принятии решения об участии в электронных торгах.

Николай Жандоров, директор торговой площадки государственных и коммерческих закупок Zakupki.Prom.ua

Конечно, позитивного результата в электронной закупке нельзя достигнуть, если сознательно или нет игнорировать простые правила. Под сознательным игнорированием имеется в виду саботаж со стороны рядовых сотрудников нововведений в компании.  Такое, к сожалению, тоже бывает. В большинстве случаев это связано с неправильным представлением об электронных площадках или предубеждениями, которые с распространением информации и знаний постепенно будут исчезать.

Несознательное же игноривание правил чаще всего связанно с двумя причинами. Первая — желание купить товар или услугу по цене намного ниже рыночной. Тут как ни старайся, а закупка успешной быть не может.

И второе — отсутствие четкого понимания, что же на самом деле нужно купить. Детально и грамотно прописанные требования к поставщику и к закупаемому товару - основной критерий успеха. Без этого любую закупку ждут проблемы.

Еще одна распространенная ошибка — срочные тендера, когда компания хочет что-то купить очень быстро, за 1-2 дня.  Конкурентность в такой закупке обеспечена не будет, это надо понимать. При этом совершенно ясно, что потребность у компании не возникает за сутки. Срок в пару дней — это ошибка того, кто организовывал торги, так как он слишком много времени потратил на подготовительную работу. Нормальное время для проведения тендера — 1-2 недели.

С целью обеспечить успешность закупки также рекомендую закупщику внимательно изучать площадку, через которую он планирует работать — обладает ли она достаточным объемом, ресурсами, базой поставщиков.

Вадим Березовик, председатель правления Коммерческого Индустриального Банка

Разумеется первоочередное внимание  следует уделять тому, на какой онлайн-площадке клиент планирует принимать  участие в тендере. Но при этом  необходимо учитывать и  факторы, которые  проявляются  и в  стандартных, не онлайн-операциях. Проанализуйте  компанию, которая реализует свою продукцию или услуги через тендер: ее репутацию,  контрагентов, историю, положение на рынке, отзывы клиентов.

И были ли  ранее  нарекания к качеству, нарушению сроков поставки,  комплектности и других факторах,  т.е. репутационные риски.

Риски  при онлайн тендерах довольно традиционны. Это риск отмены тендера или перенос его сроков.    Полностью избежать рисков, безусловно, невозможно, впрочем, этого не избежать и при традиционных способах купли-продажи.

Нужно стараться хотя бы максимально нивелировать основные из них. Для этого есть базовые правила: работа на известной торговой площадке, качественная подготовка  документов для участия в тендере и акцент на работу с крупными и средними предприятиями, надежность которых не вызывает сомнения, а качество продукции  и/или услуг не имеет существенных нареканий. Снизить риски возможно также за  счёт применения банковских гарантий, которые гарантируют  компании-организатору тендера заключение контракта победителем тендера.


Актуальные обзоры банковского рынка для бизнеса на ваш e-mail!


Заказать онлайн

Кредит на карту

Кредит под залог

Кредит для бизнеса

Кредит наличными

Кредитную карту




Полезные статьи по данной тематике