Иллюстрация http://www.sxc.hu

Организация собраний – это как долгое путешествие на машине с друзьями или семьей. Вам надо планировать каждый день, быть внимательным к правилам на дороге, увлечь своих пассажиров и помнить, что в итоге вам надо вернуться домой.

Так же, как дети считают, что путешествия на машине – это единственный способ добраться до места, так же бизнесмены считают, что собрания – единственный способ рассмотрения дел.

Помните эти правила, во время подготовки собраний:

1. Знайте, куда вы «едете»

Всегда нужно тщательно готовиться к собранию, чтобы оно прошло успешно. Ваша цель – провести время продуктивно и эффективно. Независимо, сколько человек будет участвовать в собрании, помните следующие вещи:

• каков ваш ожидаемый результат? Вы хотите прийти к согласию по поводу какого-либо вопроса, или вы хотите найти новые решения проблем? Или вы хотите просто предоставить новую версию того, что каждый будет делать?
• выберите правильный тип собрания. Большинство собраний имеют 4 цели – предоставление информации, сбор информации, решение проблемы и принятие решения. Для каждой из целей определите конечный результат.

2. «Чтите правила на дорогах и руководите пассажирами»

Расскажите всем участникам собрания о правилах. Сделайте все, чтобы поддержать диалог. Выслушайте все мнения и взгляды и не позволяйте отдельным взглядам господствовать над другими. Помните, что если вы будете скучны, то скучно будет и всем остальным участникам собрания. Пользуйтесь следующими указаниями, чтобы сохранять живость собрания:

• создайте и поддерживайте связь с группой. Если вы хотите, чтобы участие было активным, то не оценивайте то, что говорят люди до того, как вам надо будет сделать решение. Пусть диалог проходит ровно. Как только придет время сделать решение, выскажите его официально.
• дайте возможность высказаться каждому. Если кто-то продолжает говорить что-то без остановки, перефразируйте его мысль и переключитесь на другого участника собрания.
• умейте справляться с конфликтами. Большинство конфликтов происходит в результате недопонимания между людьми. Удостоверьтесь, что все факты точны и понятны.

3. «Конец путешествия»

Чтобы окончить собрание эффективно вам следует:

• заканчивать вовремя. Всегда следуйте установленным временным рамкам. Если вы будете завершать собрание позже установленного времени, люди могут не прийти на собрание в следующий раз.
• определите последующие действия. Вы должны прийти к согласованным действиям после собрания. То есть, четко определите, что должно быть сделано, кем и когда.
• следуйте установленным последующим действиям после собрания. Это даст людям понять, что их присутствие на собрании имело значение.

Помните, что планирование собрания сделает его более эффективным и продуктивным, и даже приятным. Удостоверьтесь, что каждый человек после собрания имеет представление о том, что ему предстоит сделать. Так вы сможете быть уверены в том, что собрание не прошло впустую.