Моделирование бизнес-процессов: что это и кому оно необходимо

Иллюстрация http://www.ikirov.ru/

Наверное, многие из вас неоднократно слышали красивое слово "бизнес-процесс" и что-то о важности описания и анализа схемы бизнес-процессов в компании. Исходя из личного опыта, могу утверждать, что для большинства сотрудников в компаниях разных сфер деятельности остается непонятным значение этого слова и представляется малореальным желание руководства срочно заниматься описанием этих самых бизнес-процессов. В данной статье мы рассмотрим подходы и методы, основы и реальные примеры функционального моделирования основных бизнес-процессов системы управления.

Еще менее реальным кажется вариант, когда для решения этой задачи создается отдельное подразделение, сотрудники которого гордо именуются аналитиками бизнес-процессов и занимаются чем-то эфемерным, но при этом пристают ко всем с вопросами и мешают работать.

Попробуем все-таки разобраться в этой теме и узнать все секреты деятельности, связанной с бизнес-процессами и необходимостью их описания в организации.

Что такое бизнес-процесс

Вся наша жизнь состоит из процессов (часто – именно бизнес-процессов), в которых мы принимаем непосредственное участие наравне с другими людьми (исполнителями), таким образом, обеспечивая непрерывное функционирование общества, как единого механизма (организации).

Например, неважно каким образом мы добираемся на работу – на авто, на метро, на маршрутке – это один процесс, в котором мы участвуем. Есть разные варианты его выполнения, разные ресурсы, разные исполнители, разные правила выполнения, но результат будет один: мы из точки А должны попасть в точку В. Так функционируют все общественные процессы.

А теперь перенесем все это на уровень жизнедеятельности любой компании – независимо от сферы деятельности. Все происходит аналогично: кому-то что-то надо, исполнитель на основании запроса что-то создает, потом передает и в конечном итоге получает какой-то продукт, в котором кто-то нуждался. Вот только нужно знать, кому, что, в какой форме, в какое время нужно сделать, чтобы на выходе получить желаемый результат, нужных параметров, в нужное время.

Уже хотя бы для этого любой компании важно визуализировать информацию обо всех выполняющихся бизнес-процессах, дабы не возникало ситуаций, когда работа застопорилась, потому что непонятно, что делать дальше или как обработать тот или иной запрос, если нет конкретного исполнителя.

Тогда каждый сотрудник (как единственный носитель информации) становится заменяем, ведь в бизнес-процессе четко зафиксирована его роль и типичные действия (операции), так что при наличии необходимых полномочий другой сотрудник сможет проделать те же самые действия.

Таким образом, для эффективного функционирования в любой организации должны быть определены все взаимосвязанные виды деятельности и, как следствие, создана возможность управлять этой деятельностью.

Любая деятельность, в которой используют ресурсы и которой можно управлять для преобразования тех или иных входов в выходы, и может считаться процессом.

Иными словами, бизнес-процесс – это любой поток работ, переходящий от одного человека к другому в пределах одного подразделения (процесс подразделения), или от одного подразделения к другому (сквозной процесс).

Свойства процессов

Для каждого бизнес-процесса можно применить одни и те же характеристики, а именно:

Границы процесса – границы (начало и конец), в рамках которых выполняются операции процесса;

Владелец процесса – лицо, которое имеет в своем распоряжении ресурсы, планирует, управляет ходом процесса, несет ответственность за его результат и эффективность, обеспечивает взаимодействие всех участников процесса;

Вход процесса – запрос, материалы, информация, которая инициирует начало выполнения процесса.

Выход процесса – материальные и информационные объекты, являющиеся результатом выполнения процесса и потребляемые внешними по отношению к процессу клиентами;

Исполнители процесса – персонал организации, занятый выполнением операций процесса;

Ресурсы процесса – материальные или информационные объекты, постоянно используемые при выполнении процесса, но не преобразуемые процессом (информация, оборудование, программное обеспечение, транспорт и т.д.);

Критерии оценки процесса – индикаторы, используемые для принятия решений относительно процесса его владельцем или высшим руководством.

Когда описание процессов особо необходимо

Рассмотрим основные случаи, при которых все-таки нужно описывать бизнес-процессы:

  • Автоматизация деятельности организации. В этом случае описание процесса исполняет роль посредника между заказчиком и программистом, переводя конкретную потребность заказчика на понятный для разработчика язык.
  • Оптимизация деятельности предприятия. Модернизация и улучшение процессов помогают решить как организационные, так и технологические вопросы, повышая качество конечного продукта (товара/ услуги).
  • Проведение сертификации организации по стандартам ISO и тиражирование процессов. Создание единой структуры взаимосвязанных процессов системы менеджмента качества, однозначно понимаемой всеми сотрудниками организации.

Само описание процесса может быть выполнено разными способами, а именно:

Текстовое описание процесса

При нем вся последовательность операций процесса описывается в простой текстовой форме (регламенты, стандарты).

Пример описания процесса «Инициация нового проекта»:

  1. На основании решения руководства отдел внедрения проводит анализ эффективности существующего процесса (план/фактические отклонения показателей процесса, данные систем внутренних и внешних рекламаций).
  2. Данные анализа процесса направляются в отдел бизнес-процессов.
  3. На основании полученных данных отдел бизнес-процессов проводит предпроектную работу (выработка предложений по улучшению процесса, разработка альтернативных вариантов процесса).
  4. На основании разработанных предложений по улучшениям, Совет по развитию принимает решение о запуске проекта (выбор варианта для разработки процесса, определение менеджера проекта).
  5. На основании решения Совета по развитию, руководитель отдела бизнес-процессов формирует рабочую группу по проекту и разработку Плана работ по проекту.

Табличное описание процесса

Оно облегчает понимание последовательности выполнения действий благодаря своей структуре. Пример:

п/п

Функция

Подразделение-исполнитель

Входящие документы

Исходящие документы

1

Проведение комплекса работ по разработке проекта и его документальному оформлению.

Отдел бизнес-процессов

План работ по проекту.

Пакет документов (алгоритм)

2

Проведение работ по определению комплекса показателей эффективности процесса (источники информации для расчета, плановые значения показателей, период сбора показателей)

Отдел внедрения, Отдел бизнес-процессов

Пакет документов по проекту (алгоритм)

Показатели эффективности процесса

3

Согласование новой схемы процесса и/или внесенных изменений в существующий процесс с руководителями подразделений-участников выполнения процесса (согласование показателей эффективности процесса).

Отдел внедрения, Отдел бизнес-процессов

Пакет документов по проекту (алгоритм, показатели эффективности процесса)

Предложения по комплексу мероприятий для внедрения проекта.

4

Разработка перечня необходимых мероприятий для качественного внедрения проекта.

Отдел бизнес-процессов

Предложения по комплексу мероприятий для внедрения проекта.

Перечень мероприятий по внедрению проекта.

Пример описания процесса «Разработка нового проекта»:

Графическое описание процесса

При нем информация предоставляется в виде графических образов, что расширяет возможности для анализа процесса и принятия управленческих решений.

Пример:

Что нужно отобразить в описании процесса

Независимо от выбранного способа описания бизнес-процессов необходимо четко отобразить его основные характеристики для понимания логики выполнения процесса: название и владельца процесса, входные данные, ресурсное обеспечение, выполнение процесса (каким образом и кем выполняются операции процесса), выходные данные, контроль выполнения и передача результатов (проводится ли выходной контроль, каким образом и указать, куда (кому) передаются результаты процесса).

Хорошую помощь при описании операций процесса окажет простой перечень вопросов, ответы на которые и будут в полной мере характеризовать выполнение процесса (операции):

Вопрос

Комментарий

Что?

Что именно делается в этой операции?

Зачем?

Цель выполнения операции?

Когда?

Когда это делается, чем инициируется действие?

Кто?

Кто выполняет операцию?

Как?

Как выполняется действие?

Где?

Где выполняется операция (ПО и т.д.)?

Также стоит отметить, что все способы описания бизнес-процессов не являются взаимоисключающими и могут легко дополнять друг друга, предоставляя возможность оценить выполнение процесса, как схематически (графический вариант), так и детально на уровне каждой операции процесса (текст или таблица).

Существуют разные методы сбора информации для описания и моделирования бизнес-процесса, такие как: анализ существующих регламентных документов, проведение опроса и общение по процессу с его непосредственными исполнителями, личное наблюдение за операциями процесса. Все в комплексе помогает узнать реальную картину выполнения того или иного бизнес-процесса, что в итоге приведет к корректному его описанию исходя из определенной потребности.

В следующем материале я расскажу об основных принятых методологиях описания бизнес-процессов и проведу краткий обзор программ для моделирования процессов.

Комментарии

Вы можете оставить первый комментарий к этой публикации.

X

Причина вмешательства модератора

Описание нарушения в свободной форме
X

Пожаловаться модератору

Введите причину, которая побудила вас обратиться к модератору

Prostobank.ua - Личные финансы

Prostobiz.ua - Бизнес-финансы

  • Интересна информация на тему открытие туроператора? Мы рассказали об этом на сайте для малого и среднего бизнеса Prostobiz.ua

Партнеры

  • Информация на украинском языке на тему : мотивація персоналу на украинских версиях наших сайтов
  • Информация на украинском языке на тему : банкрутство ПП на украинских версиях наших сайтов

Ошибка?

Подождите, идет обновление ...

Все поля обязательны к заполнению:
Поле для комментария обязательно должно быть заполнено, если речь идет о числах и других данных, например, тарифах. В противном случае данные проверяться не будут.

Уважаемые посетители!

На сайте размещена информация об услугах банков Украины.

Для получения актуальной информации об услугах банков России перейдите на сайт Bankchart.ru

Спасибо, что читаете наши сайты!