Моделирование бизнес-процессов: что это и кому оно необходимо

Наверное, многие из вас неоднократно слышали красивое слово "бизнес-процесс" и что-то о важности описания и анализа схемы бизнес-процессов в компании. Исходя из личного опыта, могу утверждать, что для большинства сотрудников в компаниях разных сфер деятельности остается непонятным значение этого слова и представляется малореальным желание руководства срочно заниматься описанием этих самых бизнес-процессов. В данной статье мы рассмотрим подходы и методы, основы и реальные примеры функционального моделирования основных бизнес-процессов системы управления.

Краткое содержание и ссылки по теме

  1. Что такое бизнес-процесс
  2. Свойства процессов
  3. Когда описание процессов особо необходимо
  4. Текстовое описание процесса
  5. Табличное описание процесса
  6. Графическое описание процесса
  7. Что нужно отобразить в описании процесса
  8. Методология бизнес-процессов

    8.1 DFD и WFD

    8.2 IDEF и ARIS


Еще менее реальным кажется вариант, когда для решения этой задачи создается отдельное подразделение, сотрудники которого гордо именуются аналитиками бизнес-процессов и занимаются чем-то эфемерным, но при этом пристают ко всем с вопросами и мешают работать.

Попробуем все-таки разобраться в этой теме и узнать все секреты деятельности, связанной с бизнес-процессами и необходимостью их описания в организации.

Что такое бизнес-процесс

Вся наша жизнь состоит из процессов (часто – именно бизнес-процессов), в которых мы принимаем непосредственное участие наравне с другими людьми (исполнителями), таким образом, обеспечивая непрерывное функционирование общества, как единого механизма (организации).

Например, неважно каким образом мы добираемся на работу – на авто, на метро, на маршрутке – это один процесс, в котором мы участвуем. Есть разные варианты его выполнения, разные ресурсы, разные исполнители, разные правила выполнения, но результат будет один: мы из точки А должны попасть в точку В. Так функционируют все общественные процессы.

А теперь перенесем все это на уровень жизнедеятельности любой компании – независимо от сферы деятельности. Все происходит аналогично: кому-то что-то надо, исполнитель на основании запроса что-то создает, потом передает и в конечном итоге получает какой-то продукт, в котором кто-то нуждался. Вот только нужно знать, кому, что, в какой форме, в какое время нужно сделать, чтобы на выходе получить желаемый результат, нужных параметров, в нужное время.

Уже хотя бы для этого любой компании важно визуализировать информацию обо всех выполняющихся бизнес-процессах, дабы не возникало ситуаций, когда работа застопорилась, потому что непонятно, что делать дальше или как обработать тот или иной запрос, если нет конкретного исполнителя.

Тогда каждый сотрудник (как единственный носитель информации) становится заменяем, ведь в бизнес-процессе четко зафиксирована его роль и типичные действия (операции), так что при наличии необходимых полномочий другой сотрудник сможет проделать те же самые действия.

Таким образом, для эффективного функционирования в любой организации должны быть определены все взаимосвязанные виды деятельности и, как следствие, создана возможность управлять этой деятельностью.

Любая деятельность, в которой используют ресурсы и которой можно управлять для преобразования тех или иных входов в выходы, и может считаться процессом.

Иными словами, бизнес-процесс – это любой поток работ, переходящий от одного человека к другому в пределах одного подразделения (процесс подразделения), или от одного подразделения к другому (сквозной процесс).

Свойства процессов

Для каждого бизнес-процесса можно применить одни и те же характеристики, а именно:

Границы процесса – границы (начало и конец), в рамках которых выполняются операции процесса;

Владелец процесса – лицо, которое имеет в своем распоряжении ресурсы, планирует, управляет ходом процесса, несет ответственность за его результат и эффективность, обеспечивает взаимодействие всех участников процесса;

Вход процесса – запрос, материалы, информация, которая инициирует начало выполнения процесса.

Выход процесса – материальные и информационные объекты, являющиеся результатом выполнения процесса и потребляемые внешними по отношению к процессу клиентами;

Исполнители процесса – персонал организации, занятый выполнением операций процесса;

Ресурсы процесса – материальные или информационные объекты, постоянно используемые при выполнении процесса, но не преобразуемые процессом (информация, оборудование, программное обеспечение, транспорт и т.д.);

Критерии оценки процесса – индикаторы, используемые для принятия решений относительно процесса его владельцем или высшим руководством.

Когда описание процессов особо необходимо

Рассмотрим основные случаи, при которых все-таки нужно описывать бизнес-процессы:

  • Автоматизация деятельности организации. В этом случае описание процесса исполняет роль посредника между заказчиком и программистом, переводя конкретную потребность заказчика на понятный для разработчика язык.
  • Оптимизация деятельности предприятия. Модернизация и улучшение процессов помогают решить как организационные, так и технологические вопросы, повышая качество конечного продукта (товара/ услуги).
  • Проведение сертификации организации по стандартам ISO и тиражирование процессов. Создание единой структуры взаимосвязанных процессов системы менеджмента качества, однозначно понимаемой всеми сотрудниками организации.

Само описание процесса может быть выполнено разными способами, а именно:

Текстовое описание процесса

При нем вся последовательность операций процесса описывается в простой текстовой форме (регламенты, стандарты).

Пример описания процесса «Инициация нового проекта»:

  1. На основании решения руководства отдел внедрения проводит анализ эффективности существующего процесса (план/фактические отклонения показателей процесса, данные систем внутренних и внешних рекламаций).
  2. Данные анализа процесса направляются в отдел бизнес-процессов.
  3. На основании полученных данных отдел бизнес-процессов проводит предпроектную работу (выработка предложений по улучшению процесса, разработка альтернативных вариантов процесса).
  4. На основании разработанных предложений по улучшениям, Совет по развитию принимает решение о запуске проекта (выбор варианта для разработки процесса, определение менеджера проекта).
  5. На основании решения Совета по развитию, руководитель отдела бизнес-процессов формирует рабочую группу по проекту и разработку Плана работ по проекту.

Табличное описание процесса

Оно облегчает понимание последовательности выполнения действий благодаря своей структуре. Пример:

п/п

Функция

Подразделение-исполнитель

Входящие документы

Исходящие документы

1

Проведение комплекса работ по разработке проекта и его документальному оформлению.

Отдел бизнес-процессов

План работ по проекту.

Пакет документов (алгоритм)

2

Проведение работ по определению комплекса показателей эффективности процесса (источники информации для расчета, плановые значения показателей, период сбора показателей)

Отдел внедрения, Отдел бизнес-процессов

Пакет документов по проекту (алгоритм)

Показатели эффективности процесса

3

Согласование новой схемы процесса и/или внесенных изменений в существующий процесс с руководителями подразделений-участников выполнения процесса (согласование показателей эффективности процесса).

Отдел внедрения, Отдел бизнес-процессов

Пакет документов по проекту (алгоритм, показатели эффективности процесса)

Предложения по комплексу мероприятий для внедрения проекта.

4

Разработка перечня необходимых мероприятий для качественного внедрения проекта.

Отдел бизнес-процессов

Предложения по комплексу мероприятий для внедрения проекта.

Перечень мероприятий по внедрению проекта.

Пример описания процесса «Разработка нового проекта»:

Графическое описание процесса

При нем информация предоставляется в виде графических образов, что расширяет возможности для анализа процесса и принятия управленческих решений.

Пример:

Что нужно отобразить в описании процесса

Независимо от выбранного способа описания бизнес-процессов необходимо четко отобразить его основные характеристики для понимания логики выполнения процесса: название и владельца процесса, входные данные, ресурсное обеспечение, выполнение процесса (каким образом и кем выполняются операции процесса), выходные данные, контроль выполнения и передача результатов (проводится ли выходной контроль, каким образом и указать, куда (кому) передаются результаты процесса).

Хорошую помощь при описании операций процесса окажет простой перечень вопросов, ответы на которые и будут в полной мере характеризовать выполнение процесса (операции):

Вопрос

Комментарий

Что?

Что именно делается в этой операции?

Зачем?

Цель выполнения операции?

Когда?

Когда это делается, чем инициируется действие?

Кто?

Кто выполняет операцию?

Как?

Как выполняется действие?

Где?

Где выполняется операция (ПО и т.д.)?

 

Также стоит отметить, что все способы описания бизнес-процессов не являются взаимоисключающими и могут легко дополнять друг друга, предоставляя возможность оценить выполнение процесса, как схематически (графический вариант), так и детально на уровне каждой операции процесса (текст или таблица).

Существуют разные методы сбора информации для описания и моделирования бизнес-процесса, такие как: анализ существующих регламентных документов, проведение опроса и общение по процессу с его непосредственными исполнителями, личное наблюдение за операциями процесса. Все в комплексе помогает узнать реальную картину выполнения того или иного бизнес-процесса, что в итоге приведет к корректному его описанию исходя из определенной потребности.

Методология бизнес-процессов

Методологией (нотацией) описания бизнес-процессов является совокупность способов, при помощи которых, те или иные реальные объекты (люди, документы) и связи между ними представляются в виде модели. Эффективность выбранной методологии характеризуется способностью получать результат с заданными параметрами на основании указанной последовательности шагов пользователем.

Любая методология состоит из трех основных составляющих:

  • теоретическая база;
  • описание последовательности шагов, которые приводят к заданному результату;
  • рекомендации по использованию.

Основными характеристиками любой методологии являются следующие компоненты:

  • объекты (реальные объекты организации – документы, машины, оборудование, ПО, сотрудники);
  • связь между объектами (взаимоотношения указанных объектов между собой – последовательность выполнения во времени, связь при помощи потока информации);
  • параметры (атрибуты) объектов (характеристики объекта – номер, название, стоимость).

На практике описание параметров объектов модели осуществляется при помощи специальных инструментальных средств моделирования, что позволяет сделать из простейшего «описания» бизнес-процесса – более сложную «модель», на основе которой производят разные вычисления, осуществляют анализ и оценку процесса.

В наше время для описания и анализа бизнес-процессов используют много разных методологий. Это приводит к некоторому замешательству среди конечных пользователей, которые данные технологии применяют на практике в организации. Отсюда возникает кажущаяся сложность применения процессных технологий.

На самом деле, несмотря на свои различия, в основном связанные с названиями диаграмм и видов объектов, все современные методологии описания бизнес-процессов практически повторяют друг друга и представляют из себя видоизменения и дополнения двух классических схем:

  • описание потоков данных (DFD);
  • описание потоков работ (WFD).

Их и рассмотрим далее.

DFD и WFD

Методология описания бизнес-процессов DFD (Data Flow Diagram) используется при описании бизнес-процессов высшего уровня для отображения последовательности работ, выполняемых по ходу процесса, а также потоков информации и материальных ресурсов, которые сопровождают эти работы (документооборот, обработка разных данных и материалов от одной работы к другой).

Для иллюстрации здесь и далее взят процесс «Подбор персонала»:

При построении такой схемы потоков данных бизнес-процесса, лучше указывать подразделения и должности участвующие и отвечающие за выполнение работ, входящие в состав процесса. Рекомендуется каждой работе присвоить номер или свой идентификатор.

При описании бизнес-процессов нижнего уровня используются другие схемы процессов под названием WFD – Work Flow Diagram, что переводится как диаграмма потоков работ.

На этой схеме, кроме потоков работ, появляются дополнительные объекты, с помощью которых описывается процесс: блоки принятия решения, события начала (триггер) и окончания процесса, а также элементы, показывающие временные задержки при выполнении работ.

С помощью блоков принятия решений, показываются альтернативы (или-или), которые могут происходить в процессе (в этом случае процесс протекает по одной технологии, а в другом – по другой).

С помощью событий начала и окончания процесса показывается, что инициирует начало процесса и когда он заканчивается. Для формализованных бизнес-процессов (например, бюджетирование) в качестве событий может выступать конкретное время.

Обычно в случае составления WFD-диаграммы на схеме не указывают документы – так как эти схемы используются для описания процессов нижнего уровня, которые содержат детальные работы, и по названию которых уже понятно, что является входом и выходом. А стрелки между операциями обозначают временную последовательность выполнения работ – что и является отличительной особенностью WFD-диаграмм.

Таким образом, с помощью только этих двух схем можно подробно описать практически все бизнес-процессы компании.

IDEF и ARIS

Что касается других методологий, то особое распространение также получили такие как IDEF и ARIS

Методология IDEF незначительно отличается от схемы описания бизнес-процессов DFD. Основным отличием является наличие дополнительных параметров, кроме входов и выходов. Вернее сказать, предлагается ввести три типа входов: первый тип там назван просто входом, а два других входа названы управлением и механизмами:

С помощью управления показывают объекты – материальные и информационные потоки, которые не преобразуются в процессе, но нужны для его выполнения.

С помощью механизмов стали указывать механизмы, при помощи которых бизнес-процесс реализуется: техника, люди, ПО.

Как можно увидеть, диаграмма не дает полного видения процесса, а лишь общий взгляд на его векторы. Для того чтобы просмотреть последовательность выполнения процесса, нужно декомпозировать схему до процессов нижнего уровня – дать более детальное описание процесса. Но в данном случае такая стандартная схема может оказаться информационно перенасыщенной и слишком сложной.

Еще одной из современных методологий бизнес-моделирования, получившей широкое распространение, является методология ARIS.

В отличие от методологии IDEF, ARIS рассматривает организацию как совокупность пяти взглядов:

  • взгляд на организационную структуру (Organizational View);
  • взгляд на структуру функций (Function View);
  • взгляд на структуру данных (Data View);
  • взгляд на структуру процессов (Control View);
  • взгляд на структуру конечных продуктов/услуг и обмена информацией (Product / Service View).

Среди большого количества возможных методов описания бизнес-процессов в этой методологии можно выделить следующие:

  • EPC (event-driven process chain) – метод описания процессов, нашедший применение для описания процессов системы SAP R/3;
  • ERM (Entity Relationship Model – диаграмма связи сущностей) – модель сущностей-связей для описания структуры данных;
  • UML (Unified Modeling Language) – объектно-ориентированный язык моделирования.

Особым преимуществом методологии ARIS является эргономичность и высокая степень визуализации бизнес-моделей, что делает ее удобной и доступной в использовании.

В методологии ARIS смысловое значение имеет цвет, что улучшает восприятие схем. Например, структурные подразделения изображаются желтым цветом, бизнес-процессы и конкретные операции – зеленым.

Помимо большего количества моделей по сравнению с другими методологиями, данная методология имеет большее количество различных объектов, используемых при построении бизнес-моделей, что увеличивает их аналитичность. Например, материальные и информационные потоки на процессных схемах обозначаются разными по форме и цвету объектами, что позволяет быстро определить тип потока.

Напоследок отметим, что несмотря на все преимущества методологии ARIS, часто можно слышать упреки в ее адрес, связанные с излишней сложностью правил построения диаграмм (правда, часть сложности связана с использованием многими пользователями достаточно неудобного для описания крупных организаций инструмента MS Visio)

Таким образом, можно сделать вывод о наличии нескольких основных методологий описания бизнес-процессов – которые, с одной стороны, в чем-то похожи между собой, но, с другой стороны, имеют свои особенности во взгляде как на сам процесс, так и на его окружение. Поэтому, очень важным вопросом является правильный выбор методологии для точного решения задач конкретного проекта – что и станет одним из основополагающих факторов его успеха.


Не пропустите новые статьи!



Заказать онлайн

Кредит наличными

Кредитную карту

Кредит для бизнеса

Кредит на карту

Кредит под залог




Полезные статьи по данной тематике