Печать предприятия: как получить, что делать при утрате

Предприятие обязательно должно иметь свою печать со своим наименованием и идентификационным кодом. Это требование закреплено законодательно. Поэтому при создании предприятия всегда возникает вопрос о необходимости получения печати.

Краткое содержание и ссылки по теме

  1. Получение разрешения на изготовление печати
  2. Заказ и изготовление печатей
  3. Учет и хранение печатей
  4. Если печать утеряна
  5. Уничтожение печатей
  6. Добровольное использование печати бизнесом: практические нюансы и подводные камни
  7. Использование печати станет необязательным даже при ее наличии

Для частных предпринимателей требования об обязательности печати не так категоричны, но и они, как правило, стараются работать с печатью. Ведь печать — это своего рода гарантия, которая подтверждает подлинность документа и его действительную силу.

Получение разрешения на изготовление печати

Порядок изготовления печатей и порядок выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей определяет Инструкция № 17. В соответствии с указанной Инструкцией разрешения на оформление заказов на изготовление печатей и штампов выдают соответствующие органы внутренних дел.

Следует отметить, что в соответствии с положениями Инструкции № 17, субъекты предпринимательской деятельности могут иметь только по одному экземпляру основной каучуковой или металлической печати. Но если одной печати недостаточно, то на основании изданного по предприятию приказа допускается изготовление дополнительных печатей с цифрами «1», «2» и так далее, а также простых круглых печатей и различных штампов для секретариата предприятия, канцелярии, административно-хозяйственных управлений или отделов, а также других подразделений, предусмотренных уставом.

Всем организационным формам предпринимательства разрешения на изготовление печатей и штампов выдаются горрайонными органами внутренних дел в соответствии с территориально-административной подчиненностью.

Чтобы получить разрешение на оформление заказа на изготовление печатей и штампов подается соответствующее заявление в органы внутренних дел. Его подает руководитель предприятия (если печать получает юридическое лицо) или физическое лицо — субъект предпринимательской деятельности. В заявлении должно быть указано следующее:

  • количество печатей и штампов, которые необходимо изготовить;
  • впервые ли изготавливаются печати и штампы (следует отметить, что при изготовлении печатей не в первый раз в заявлении обязательно указывается основание их повторного изготовления);
  • местонахождение;
  • лицо, ответственное за получение разрешения на изготовление печатей и штампов, его фамилия, имя, отчество и паспортные данные;
  • фамилия, имя, отчество и паспортные данные руководителя или уполномоченного им лица (полномочия передаются на основании доверенности), которое подает заявление в органы внутренних дел (нужно указать, с какого времени руководитель находится на занимаемой должности);
  • о перерегистрации лица (если имеет место перерегистрация), получении дубликата свидетельства о регистрации и в связи с чем, наличие недоразумений относительно пользования печатями и штампами (несвоевременная передача от одного руководителя другому, рассмотрение дел о пользовании печатями в судебных инстанциях и т.п.). Отсутствие таких сведений также указывается в заявлении.

Полномочия руководителя юридического лица удостоверяются справкой из Единого государственного реестра. Установлено, что срок предоставления такой справки не должен превышать пяти рабочих дней со дня поступления запроса. Получение справки платное.

Помимо справки из Единого государственного реестра к заявлению на получение разрешения прилагаются еще и следующие документы.

Если разрешение получает юридическое лицо, то прилагаются следующие документы:

  • нотариально удостоверенная копия свидетельства о государственной регистрации;
  • образцы (эскизы) печатей, штампов — в двух экземплярах, утвержденные руководителем (собственником).

Если получают разрешение для филиалов юридического лица, то следует приложить также решение о создании, открытии обособленного подразделения, справку о внесении информации о создании обособленного подразделения в регистрационную карточку субъекта, а также справку о постановке на учет обособленного подразделения в органах государственной статистики по местонахождению этого подразделения.

Если разрешение получает субъект предпринимательской деятельности — физическое лицо, то прилагаются следующие документы:

  • нотариально удостоверенная копия свидетельства о государственной регистрации;
  • копия справки о присвоении идентификационного номера физического лица — налогоплательщика.

Оформление разрешений на изготовление печатей осуществляется органами внутренних дел на платной основе. Поэтому к перечисленным документам обязательно прилагается платежное поручение или квитанция об оплате услуг за выдачу разрешения на изготовление печатей и штампов.

Плата за предоставление услуг по оформлению документов, связанных с выдачей разрешения на изготовление печатей и штампов, составляет 81 гривну. Но этот размер может изменяться в зависимости от срочности получения разрешения или повторности обращения за получением разрешения. При ускоренном изготовлении плата увеличивается до 162 гривен, поскольку она рассчитывается с применением коэффициента 2 к базовой стоимости услуги. При этом ускоренное изготовление — это изготовление печатей в течение одного, трех рабочих дней (именно так указано в Приказе).

В случае повторного обращения за получением разрешения (например, нужно изготовить новую печать), к базовой стоимости услуги применяется коэффициент 5, и плата составит уже 405 гривен.

При этом отметим, что этим приказом предусмотрена возможность взимания платы за предоставление консультационных услуг при оформлении разрешительных документов (9 гривен), а также за предоставление полиграфических и компьютерных услуг (24 гривны). Квитанцию об оплате услуг по оформлению документов, связанных с выдачей разрешения (об уплате 81 гривен), следует сразу прилагать к документам.

А вот вопрос с оплатой дополнительных услуг может возникнуть уже непосредственно перед представлением документов (их придется оплатить, если эти услуги действительно предоставлялись). Что же касается представляемых документов, то органам внутренних дел запрещается требовать от субъектов, обращающихся за выдачей разрешения на изготовление печатей и штампов, документы, не предусмотренные этой Инструкцией.

В течение трех рабочих дней со дня получения документов орган внутренних дел обязан выдать разрешение на изготовление печатей и штампов или предоставить письменный отказ с указанием его причин.

При получении разрешения представителю органов внутренних дел по месту выдачи разрешения представляется оригинал свидетельства о государственной регистрации, на оборотной стороне которого обязательно ставится штамп о выдаче разрешения на право изготовления определенного количества печатей и штампов. Этот штамп удостоверяется подписью работника разрешительной системы и скрепляется печатью с оттиском «Разрешительная система». Затем документ возвращается его владельцу.

На каждом экземпляре образцов печатей и штампов ставится штамп для удостоверения образцов (эскизов) печатей и штампов, который также удостоверяется подписью работника разрешительной системы и скрепляется печатью с оттиском «Разрешительная система».

При этом, если печати и штампы изготавливаются впервые, то орган внутренних дел на разрешении и на каждом экземпляре образцов (эскизов) печатей и штампов проставляет штамп об изготовлении печатей и штампов впервые. Если печати и штампы изготавливаются в связи с заменой старых или в связи с изменениями, дополнениями в надписях на печатях и штампах, то орган внутренних дел на разрешении и на каждом экземпляре образцов (эскизов) печатей и штампов проставляет штамп об изготовлении печатей, штампов вместо имеющихся.

Оформленное разрешение выдается под расписку после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

Заказ и изготовление печатей

Изготовлением печатей и штампов занимаются специализированные предприятия — штемпельно-граверные мастерские. Оформляя заказ на изготовление печатей и штампов в штемпельно-граверной мастерской, к заявлению обязательно следует приложить образцы (эскизы) печатей и штампов, а также полученное от органов внутренних дел разрешение на их изготовление. Следует обратить внимание, что эскизы должны быть выполнены четко и разборчиво. А экземпляры с исправлениями в работу не принимаются.

Заказы на изготовление печатей и штампов сдаются в стол приема заказов и выдачи готовых изделий. Принятый заказ обязательно регистрируется в книге учета и регистрации заказов на изготовление печатей и штампов. На документах, полученных от заказчика, указывается номер заказа. Изготовленные печати и штампы выдаются заказчикам после предъявления ими паспорта, а при получении по доверенности — самой доверенности. Заказчик расписывается в книге регистрации заказов, при этом указывается серия и номер паспорта, дата и орган внутренних дел, который его выдал. После этого в книге регистрации проставляются оттиски изготовленных печатей и штампов.

Если в течение трех месяцев со дня их изготовления заказчик не забирает печатей и штампов, то они подлежат обязательному уничтожению. Уведомление об их уничтожении направляется в орган внутренних дел, выдавший разрешение на их изготовление.

Следует отметить, что некоторые штемпельно-граверные мастерские предлагают своим заказчикам изготовить печать таким образом, чтобы защитить ее от подделок. Ведь самое основное в подделке печатей — это получение оттиска с печати предприятия, на которую уже «положили глаз». А для борьбы с подделкой печатей существуют различные средства.

Самым простым является нанесение на печать различных штриховых графических элементов, которые не только затруднят подделку такой печати, но и украсят ее. Эскиз такого оттиска, естественно, надо будет заранее, до получения разрешения, заказать в мастерской и уже затем, после получения разрешения, заказывать по нему печать.

Также намного сложнее подделать печати, в которых присутствуют полутоновые изображения. Такие печати, единожды изготовленные, трудно повторить без заметных искажений.

Еще одним методом защиты от подделки печатей служат незаметные невооруженным глазом искажения, вносимые в печать. Например, изменения в нескольких буквах шрифта, которые не бросаются в глаза (якобы случайные разрывы непрерывных линий). Изменения, которые мошеннику, пытающемуся подделать печать, покажутся случайными, а, значит, не требующими повторения. Но какой будет печать — решать самому заказчику. Естественно, чем сложнее заказ, тем дороже он обойдется заказчику.

Учет и хранение печатей

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения печатей и штампов возлагается на руководителя предприятия. Если речь идет о печати предпринимателя, то отвечать за нее он будет сам. При смене руководителя печати и штампы передаются новому руководителю по акту. Печати и штампы с полным наименованием организации подлежат обязательному учету, который ведется в журнале учета и выдачи печатей и штампов. Листы журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются. В журнале указываются фамилии и должности лиц, у которых печати и штампы хранятся. Такие лица назначаются приказом по предприятию.

Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах. Проверка наличия печатей и штампов осуществляется не реже одного раза в год комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия. О проверках наличия печатей и штампов делаются отметки в журнале учета и выдачи печатей и штампов после последней записи. При нарушении правил учета, хранения и использования печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом в произвольной форме и передаются руководителю предприятия.

За нарушение порядка учета, хранения и пользования печатями и штампами предусмотрена административная ответственность. За нарушение порядка учета и хранения печатей и штампов, повлекшее их утрату, уполномоченными лицами органов внутренних дел могут налагаться штрафы от 17 до 51 гривны

Если печать утеряна

В случае утери печатей и штампов руководитель предприятия должен немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры для их розыска. Это же должен сделать и предприниматель. О том, что печать утеряна также следует дать объявление в газету.

Разрешение на оформление заказов на изготовление печатей и штампов вместо похищенных или утерянных выдается на общих основаниях после подачи заявления о краже, утере печати, а также после публикации в прессе объявления о недействительности похищенных, утерянных печатей и штампов. Следует отметить, что печати и штампы, изготовленные вместо похищенных, утраченных, должны иметь в оттиске букву «Д», что означает «дубликат». При этом наличие в оттиске печати буквы «Д» не ограничивает сферу применения печати.

Таким образом, после того, как заявление о краже или утере печати будет подано в органы внутренних дел, а в прессе опубликовано сообщение о недействительности похищенных или утерянных печатей и штампов предприятия, нужно вновь обратиться в органы разрешительной системы для получения разрешения на оформление заказов на изготовление печатей и штампов. Для этого нужно подать в органы внутренних дел заявление, в котором следует указать:

  • количество печатей и штампов, которые необходимо изготовить;
  • причину их повторного изготовления (указать, что заказ делается в связи с потерей печати или ее кражей);
  • местонахождение заказчика;
  • лицо, ответственное за получение разрешения на изготовление печатей и штампов; его фамилию, имя, отчество и паспортные данные;
  • фамилию, имя, отчество и паспортные данные руководителя или уполномоченного лица, которое подает ходатайство в орган внутренних дел, с указанием того, с какого времени он находится на занимаемой должности.

Полномочия руководителя юридического лица удостоверяются справкой из Единого государственного реестра. К этому заявлению прилагаются те же документы, которые требуются и при первом заказе печатей. Помимо них следует приложить документ, подтверждающий обстоятельства, при которых печать была утрачена — справку, выданную органами внутренних дел. В течение трех рабочих дней со дня получения документов орган внутренних дел обязан выдать разрешение на изготовление в данном случае уже дубликатов печатей (штампов, если и они были утрачены) или предоставить письменный отказ с указанием причин.

Что касается возможности работы субъекта предпринимательства без печати, то здесь отметим следующее.

Отсутствие печати у субъекта хозяйственной деятельности по причине кражи печати или утере не освобождает предприятие от обязанности представлять в контролирующие государственные органы отчетность, предусмотренную законодательством. И при отсутствии печати вследствие кражи или утери эту отчетность следует представлять вместе с соответствующим документом, выданным органом внутренних дел, который и удостоверяет утерю печати.

А если печать была изъята правоохранительными органами, то подтвердить причины отсутствия оттиска печати может протокол. Такой документ составляется в ходе проведения выемки и вручается уполномоченному лицу. Пенсионный фонд Украины также отмечает, что в случае изъятия печати предприятие может представлять отчетность в органы Пенсионного фонда Украины без удостоверения ее печатью при условии представления соответствующих документов, подтверждающих факт ее изъятия.

Уничтожение печатей

В случае ликвидации субъекта предпринимательской деятельности или отработки печатей и штампов, печати и штампы обязательно должны быть сданы для уничтожения в органы внутренних дел.

Для получения справки об уничтожении печатей и штампов в органы внутренних дел подается письменное ходатайство, в котором указывается:

  • количество печатей и штампов, которые предстоит уничтожить;
  • основания для их уничтожения;
  • фамилия, имя, отчество и паспортные данные лица, ответственного за уничтожение печатей и штампов;
  • фамилия, имя, отчество и паспортные данные руководителя или уполномоченного им лица, которое подает ходатайство в орган внутренних дел (если это предприятие).

К ходатайству прилагаются также печати и штампы, а также их оттиски в двух экземплярах. Услуги по оформлению документов, связанных с уничтожением печатей, платные. Оформление документов обойдется в 9 гривен, а за срочность придется заплатить больше — 18 гривен. Поэтому к ходатайству прилагаются еще и платежные поручения или квитанции об оплате услуг, связанных с выдачей документов об уничтожении печатей и штампов.

Добровольное использование печати бизнесом: практические нюансы и подводные камни

Тарас Литовченко, юрист ЮФ «Гвоздий и Оберкович»

Речь идет о ЗУ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно упрощения порядка открытия бизнеса». Среди основных нововведений Закона действительно предусматривается отмена обязательного наличия печатей у субъектов хозяйствования.

Печати теперь исключены из обязательных атрибутов многих документов, в частности договоров, протоколов общих собраний участников, реестров присутствующих участников, доверенностей выданных от имени юридических лиц, и т.д. Фактически, такая отмена предоставляет официальный статус документам при наличии только подписи уполномоченного лица.

Законодатель обосновывает такое нововведение тем, что, якобы на сегодняшний день подделать печать для мошенников не составляет никакого труда. В целом это так и есть, но все же подпись и оттиск печати на документе - это два уровня защиты, и по логике законодателя, отмена обязательности одного из них должна каким-то образом улучшить гарантии для субъектов хозяйствования.

Хотел бы отметить, что Законом внесены изменения не во все нормативные акты, требующие наличия печати у субъектов хозяйствования. В первую очередь, речь идет о нормативных актах, регулирующих отношения с банковскими учреждениями, в частности, изменения не внесены в Инструкцию о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах.

Соответственно, открытие и распоряжение банковскими счетами будет невозможным без наличия у юридического лица печати.

Считаю, что в связи с отсутствием в Украине практики деятельности субъектов хозяйствования без печати, могут возникнуть некоторые трудности с подтверждением полномочий лица-подписанта документов от имени юридического лица в договорных отношениях. Законодатель предлагает проверять полномочия для совершения сделок от имени юридического лица с помощью ЕГР (открытый электронный реестр юридических лиц и физических лиц-предпринимателей, который содержит информацию о юридическом или физическом лице-предпринимателе, в частности информацию о руководителе и подписантах от имени юридических лиц). С моей точки зрения, проверка полномочий подписанта с помощью ЕГР не может быть полноценной, поскольку, во-первых, с помощью реестра невозможно проверить саму подпись такого лица, а во-вторых, обычно в реестр вносятся не все уполномоченные лица.

Советуем предусматривать в договорах положения об обязательности скрепления таких договоров или изменений в них печатями сторон, либо путем нотариального удостоверения подписей сторон на договорах.

Отдельно стоит обратить внимание на вопрос действительности доверенности от имени юридического лица, которая не содержит оттиска печати. Для собственной перестраховки от возможных мошеннических действий, советуем требовать от контрагентов доверенности, заверенные печатью юридического лица или нотариально.

Хотя принятие Закона является проевропейским шагом, мы настоятельно рекомендуем не избавляться от печати и использовать ее до тех пор, пока не сложится устойчивая практика деятельности бизнеса без печати.

Денис Ищук, юрист ЮФ "Величко Филь"

Закон, про який йдеться, покликаний спростити відкриття бізнесу в Україні. Наведене слідує із прийнятого 15 квітня поточного року ЗУ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення порядку відкриття бізнесу».

Зміни, які закон вносить до низки нормативних актів полягають в наступному:

  • Використання печаток суб’єктами господарювання є добровільним.
  • Документи для реєстрації платником податку на додану вартість, єдиного податку, інших податків та зборів подаватимуться державному реєстратору.
  • Скасовується реєстраційний збір за проведення державної реєстрації юридичної особи та фізичної особи – підприємця. До цього часу такий збір становив 170 грн.
  • Державна реєстрація юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, окрім існуючих способів здійснюватиметься також шляхом подання електронних документів без обов'язкового використання електронного цифрового підписувикористовуючи інші способи ідентифікації особи заявника. Наприклад, передавання файлу із зображенням QR-коду тощо з використанням IT-технологій та мобільного зв’язку. Визначення технічних способів ідентифікації осіб покладено на Мінюст.

Слід розуміти, що від сплати реєстраційного збору за проведення державної реєстрації звільняється лише реєстрація особи як підприємця та заснування юридичної особи. Плата за вчинення інших реєстраційних дій змін не змінилася.

Так склалося, що відтиск печатки на документі підсвідомо пов’язаний з підвищеною довірою до нього. Однак, наявність обов’язку використання печаток сукупно з легкістю їхніх підробок породжує численні зловживання. В результаті печатки використовуються у різних методах шахрайства, рейдерства та ін.

Ключовим критерієм дійсності документу є підпис особи, яка має відповідні повноваження. Тому чи не у всіх країнах з високим рівнем інвестицій печатки використовуються добровільно, а цінність складають альтернативні методи ідентифікації осіб.

 

Крок у цьому напрямку зробив український парламент, прийнявши наведений закон. Однак, традиційно спосіб викладу нормативного акту дає підстави для неоднакового його застосування. Ряд положень діючого законодавства, які містять вимогу щодо скріплення тих чи інших документів печаткою елементарно доповнили словами «за наявністю». Що це означатиме на практиці?

 

Наприклад, за новою редакцією ч.3 ст.58 КАСУ представництво юридичної особи в адміністративному суді підтверджуватиметься довіреністю виданою за підписом керівника та засвідченою печаткою за наявності. Розуміємо що у випадку, якщо установчі документи юридичної особи міститимуть положення про те, що особа має печатку, очевидно, що суд буде вимагати саме документ скріплений печаткою, адже у товариства наявна печатка. За таких обставин добровільне використання печатки можливе лише після виключення цього положення зі статуту товариства.

В свою чергу протилежними є зміни до Цивільного кодексу України, які виключають обов’язок зі скріплення правочину печаткою, як одну із умов дотримання його письмової форми. Підставою для її обов’язкового використання є виключно письмова домовленість сторін.

Таким чином, повністю добровільне використання печатки залежитиме від змісту установчих документів юридичної особи та нормативного акту, який містить вимогу про її використання. Що стосується решти змін, то безумовно скасування реєстраційного збору та запровадження реєстрації платником податків за принципом «єдиного вікна» на практиці спростить процедуру відкриття бізнесу.

Дмитрий Гутарц, адвокат

С 6 ноября 2014 года Хозяйственный кодекс Украины дополнен  статьей 58-1 "Печати субъекта хозяйствования" следующего содержания:

  1. Субъект хозяйствования может иметь печати.
  2. Для изготовления печатей получение каких-либо документов разрешительного характера не предусматривается".

Таким образом, на законодательном уровне закреплено положение о том, что субъект хозяйствования может обзавестись печатью лишь по собственному желанию и никаких дополнительных разрешений для этого ему не нужно.

Соответственно, внесены изменения в законодательные акты, регулирующие деятельность субъектов хозяйствования различных организационно-правовых форм относительно того, что печать более не является обязательным атрибутом юридического лица. Отметим, что согласно внесенным изменениям, печати  в частности необязательны для всех юридических лиц, объединенных понятием "предприятие", товарных бирж, коллективных сельскохозяйственных предприятий, Торгово-промышленной палаты, кредитных союзов, Общества Красного Креста и Красного Полумесяца Украины, кооперативов и фермерских хозяйств.

Кроме того, если ранее законодательством было установлено, что на печати должны быть отражены наименование и идентификационный код субъекта хозяйствования, то с момента вступления Закона в силу, требования к содержательной части печати упраздняются.

Как следствие отмены печати, как обязательного атрибута юридического лица, внесены изменения в нормативные акты, регулирующие вопросы заключения договоров и осуществления других юридически значимых действий, например, выдачи доверенностей юридическими лицами. После вступления Закона в силу, в договоре стороны должны будут прописывать условие об обязательном заверении его печатями (абзац 3 части 2 статьи 207 Гражданского кодекса Украины). Доверенность юридического лица, согласно изменений, внесенных в статью  246 Гражданского кодекса Украины не подлежит заверению печатью этого юрдического лица. Аналогично, доверенности, выданные юридическими лицами их представителям  для защиты их интересов в судах, согласно изменений, внесенных в Хозяйственный процессуальный, Гражданский процессуальный кодексы, а также в Кодекс административного судопроизводства, могут быть не заверены печатями этих юридических лиц.

С 6 ноября 2014 года нотариусы должны принимать для нотариального заверения многостраничные документы, не скрепленные печатью юридического лица, которое эти документы выдало.  Предприятия же могут заверять копии выданных ими документов, не используя при этом печатей.


Не пропустите новые статьи!



Заказать онлайн

Кредитную карту

Кредит для бизнеса

Кредит на карту

Кредит наличными

Кредит под залог




Полезные статьи по данной тематике