При развитии высоких технологий проводить обучение персонала нужно больше и чаще. Программа обучения, разработанная Procter&Gamble, предоставляет средства для быстрой подготовки, сфокусированной только на необходимых темах.

В течение последних двух десятилетий частота, величина и скорость изменений в компаниях резко возросли. Технологии, глобализация и организационные преобразования подталкивают компании и их сотрудников к тому, чтобы все большими темпами получать и использовать новые знания, бизнес-модели и программное обеспечение для того, чтобы оставаться конкурентоспособными.

Такое ускорение процессов представляет дилемму для большинства организаций. Персонал требует больше новых знаний, которые нужно предоставлять более часто и в обстановке, максимально близкой к происходящим изменениям; но обучение должно проходить в пределах того времени, которое люди могут выделить на подготовку.

Урезанное обучение решает этот парадокс. С помощью поддержки авторов на локальном уровне организации в разработке и реализации краткосрочных, ориентированных на ситуацию занятий, достигается максимальная производительность. Урезанное обучение - это путь, который позволит получить пользу из перемен, происходящих в компании, а не пасть их жертвой.

Изменчивые технологии

Частота, величина и скорость темпов изменений возрастает, и будет продолжать расти в будущем. Жизненные циклы программного обеспечения укоротились, и с выходом на рынок новых продуктов те, которые на нем уже существовали, безнадежно устаревают. Технологические навыки непрерывно развиваются, так как новое программное обеспечение предоставляет возможности, ранее недоступные для конечного пользователя.

Кроме того, происходят, и будут происходить изменения в организациях. Компании находятся в постоянном поиске оптимального дизайна, который будет конкурентоспособным в сегодняшнем постоянно меняющемся мире. Глобализация, рост конкуренции и появление новых бизнес-моделей заставили многие организации пересмотреть свои проекты. Оценка успешности маркетинговой деятельности компании может привести к аутсорсингу, сокращению, централизации, децентрализации, приобретению, выводу и / или реорганизации.

Кроме того, глобализация изменила график работы, что позволяет сотруднику работать 24 часа в сутки, семь дней в неделю. Как результат, многие сотрудники берут дополнительную работу на дом и на выходные. В результате появилась культура трудоголиков, у которых баланс «работа-жизнь» и понимание ценности собственного здоровья существенно исказилось, поэтому многие компании предоставляют программы по построению правильного баланса работы и личной жизни для того, чтобы помочь сотрудникам преодолевать трудности.

Влияние на персонал

Сотрудники должны быть всегда «в струе» и работать продуктивно. Так как жизненные циклы программного обеспечения сокращаются, появляются новые технологии, компания находится в постоянном движении, продлевает рабочий день, продуктивность становится все более сложной задачей. Люди имеют дело с множеством одновременных изменений, происходящих ежедневно. Появляется значительная потребность учиться быстро, и востребованы оказываются те, кто делает это быстрее всех.

Как оказалось, процессы развития традиционных занятий в классе и e-learning не могут удовлетворить нынешние темпы перемен. Они слишком медленны, слишком дороги и слишком неэффективны. Компании должны оперативно обучать большое количество сотрудников в целях обеспечения эффективности, а традиционные методы не могут решить эту проблему.

С ускорением оборотов процессов разработки дизайна и программного обеспечения, сотрудники требуют все больше обучения, более часто и в обстановке, максимально близкой к происходящим переменам; обучение должно проходить в пределах того времени, которое люди могут выделить на подготовку. В разговоре с сотрудниками часто можно услышать такие фразы:

• «У меня нет времени для перехода к профессиональной подготовке, я слишком занят, пытаюсь разобраться с этим новым программным обеспечением».
• «Я просто хочу придти, выучить то, что нужно и уйти!».
• «Я хочу научиться тому, что мне нужно делать в данный момент, будь то заполнение формы заказа или комплектация чего-либо!».

Обучение, связанное с краткосрочными потребностями, имеет приоритет над заранее запланированными курсами. Как результат, количество курсов, проводимых в классе, в настоящее время сокращается и их посещаемость падает. Основной минус запланированных программ заключается в том, что они занимают слишком много времени. К примеру, недавно один менеджер спросил меня, могу ли я втиснуть свою презентацию в 30-минутный отрезок времени на 8-часовом обучении, так как это было единственное время, когда его сотрудники были свободны.

Такое решение проблемы не есть правильным, потому что цели являются взаимоисключающими: страдает либо долгосрочная перспектива успеха компании, либо производительность в данный момент. Решение состоит в изменении методов обучения.

Решение: Урезанное обучение

В 2000 году для того, чтобы учить быстро, в Procter & Gamble был создан виртуальный университет. Цель его создания состояла в том, чтобы создать новую модель обучения, которая была быстрой, недорогой и эффективной для подготовки сотрудников. В концепцию проекта вкладывалось понятие «урезанного обучения».

Урезанное обучение опирается на идею о том, что сотрудники не должны заучивать полный, подробный отчет о новой технологии или программе, а, скорее, они должны изучать только конкретные аспекты, необходимые для выполнения своей работы. При выборе или урезании программы обучения до самой необходимой информации, остается лишь минимум информации. Минимизация содержания переводится на более короткие программы подготовки, быстрое развитие и быстрое потребление. Эти короткие учебные программы вписываются в графики сотрудников, а из-за краткости программы посещаемость увеличивается. Конечным результатом является прогресс в работе организации, к которому приводит обучение кадров.

Быстрое обучение является примером успешности урезания учебных программ. Когда такое обучение было введено в Procter & Gamble, 1, 044 студента скачали этот электронный курс. В 2007 году число людей, скачавших курс быстрого обучения, превысило 50 тыс. в месяц. Обучение это экспансивное, объединяющее несколько фокус-групп из разных стран. Помимо увеличения посещаемости, урезанное обучение позволило сократить расходы на обучение.

В недавнем докладе производственного отдела Procter & Gamble было указано, что метод урезанного обучения позволил сэкономить $ 75 на подготовке каждого сотрудника, скачавшего программу, и обеспечил необходимую отдачу от обучения на три-четыре года.

Стандартная модель такого обучения по дизайну должна быть приспособлена к любой группе и любой организации. Проще говоря, урезанное обучение равно: «быстрая разработка + быстрая доставка + быстрое потребление». Существует четыре фундаментальных блока урезанного обучения. Ими являются:

1. Централизация системы управления обучением (СУО). Консолидируйте все отчеты о подготовке для компании в единую базу данных. Централизованная СУО ускорит доставку и потребление учебных материалов. Конечные пользователи получат единый центр для профессиональной подготовки, где отчеты об обучении сотрудников могут быть легко доступны с помощью одной команды. При ликвидации нескольких тысяч систем отслеживания во всей компании, административные расходы сократятся.
2. Распространение авторства. Создавайте и инвестируйте в самодостаточные сообщества авторов внутри организации. Распределения обязанностей среди разработчиков повышает скорость обучения по трем параметрам: разработка, доставка и употребление.
3. Посвящение занятия одной теме. Разрабатывайте короткие, тематические занятия, сфокусированные на конкретных мероприятиях. Это избавит от траты времени на ненужную подготовку. Это упростит и разработку, доставку и потребление информации, упростит работу авторов и конечный потребитель сможет выбрать только ту информацию, в которой он нуждается. Пользователи смогут сразу получать нужную информацию, изучать ее и двигаться вперед.
4. Стандартизация формата. Выбирайте только стандартизированное программное обеспечение и один стандартный шаблон для интерфейса. Это упростит решение проблем и поддержку. Так же подготовка по единому интерфейсу обеспечит согласованность и качество обучения для каждого пользователя.

В заключение хочется отметить, что деловой мир меняется в геометрической прогрессии, и корпоративные учебные программы должны поднимать темпы. Сотрудникам сегодня нужна более частая подготовка, но она должна занимать меньше времени. Урезанное обучение дает возможность сфокусироваться на точных потребностях учащихся и достигнуть максимального успеха.