Менеджер по интеграции офисов российского представительства компании PepsiСo Ольга Сутт организовала более 20 переездов. "Главное при переезде — всегда чуть переоценить масштаб усилий и времени", — говорит она. Ведь в офисе всегда найдутся неучтенные вещи, а процесс перемещения всегда затянется по тем или иным причинам.

В кризис переездов стало больше, но ввиду экономии ресурсов компании стараются переезжать своими силами, рассказывает представитель мувинговой компании «Деликатный переезд» Михаил Колпаков. Ниже — несколько советов от профессиональных перевозчиков, как лучше организовать процесс, чтобы он потребовал минимум усилий и времени.

1. Проинформируйте сотрудников. Главное правило: чем структурированнее информация, тем меньше проблем. Сообщите, когда и куда будет осуществляться переезд, как каждому к нему подготовиться. Покажите сотрудникам план посадочных мест в новом офисе. Скорее всего, часть вещей люди захотят упаковать сами, так что за день-два до переезда снабдите их упаковочным материалом.
2. Составьте временной план и четко следуйте ему. Обозначьте точное время упаковки вещей сотрудниками, погрузки и разгрузки, распаковки и сборки мебели, установки офисной техники. Это поможет контролировать ход переезда и оперативно выявлять ошибки или трудности. В планировании, по мнению главы представительства мувинговой компании TEAM Allied Дмитрия Дегтярева, стоит отталкиваться от следующих вводных: 30 сотрудников можно полностью перевезти за день, на 50 человек потребуется уже минимум два дня. «Лучше перевозить офис в выходные, всем известна ситуация с пробками в Москве», — добавляет Дегтярев.
3. Составьте ситуационный план. Во-первых, обязательно нужен план расстановки мебели на новом месте. При масштабных переездах целесообразно разделить офисное пространство на зоны, а те, в свою очередь, на квадраты. «Если плана нет, то люди, вышедшие на работу, начинают двигать мебель», — говорит глава компании «Деликатный переезд» Аркадий Усачев. Он также напоминает о мелочах, которые стоит предусмотреть при расстановке мебели. Например, при расстановке столов стоит помнить, что человеку нужен минимум метр дополнительного пространства, чтобы комфортно садиться или вставать из-за стола. Ящики тумбочек выдвигаются, как правило, на 40-45 см вперед. Составляйте ситуационный план с учетом расположения розеток. Кстати, его менеджер переезда может легко набросать на личном компьютере, для этого подходит программа Microsoft Office Visio.
4. Промаркируйте имущество. Введите общую систему маркировки для всех сотрудников. Чтобы избежать путаницы, профессиональные муверы предлагают следующую схему: отдел — ФИО сотрудника — этаж (зона), где располагается его новое рабочее место, — комната (квадрат) — номер рабочего места. Не забывайте маркировать общее имущество — кулеры, принтеры, вешалки: они часто теряются. Тут часто срабатывает принцип: общее, значит, ничье.
5. Скоординируйте работу. Дмитрий Дегтярев из TEAM Allied советует отрядить на переезд как минимум двух представителей — один будет находиться по старому, а другой — по новому адресу. Дегтярев напоминает, что во время переезда нередки конфликтные ситуации: новый арендодатель не дает пользоваться лифтом или охрана старого офиса не пускает на территорию грузовики мувинговых компаний. Быстрее всего такие конфликты улаживаются путем личного общения с координатором. Кроме того, позаботьтесь о коммуникации сотрудников между собой. Их можно снабдить рациями.
6. Определитесь с приоритетами на новом месте. Прежде всего составьте план, какие вещи будут перевозиться в первую очередь, а какие — чуть позже. Во-вторых, организуйте работу служб на месте. Например, исходя из приоритетов, определитесь, когда будут работать системные администраторы, а когда — распаковщики и уборщики. «Если этого не предусмотреть, то в 99% случаев возникает ситуация, когда при распаковке вещей появляется системный администратор (компьютеры и оргтехнику целесообразнее перевозить в первую очередь, так как потребуется время на их подключение), который начинает орать: «быстрее, мне надо компьютеры подключать», — отмечает Усачев из «Деликатного переезда». То же самое с уборщиками: нередко они приходят в тот момент, когда расстановка мебели по местам в самом разгаре, и начинают тормозить процесс.
7. Не спешите с уборкой. По словам представителей мувинговых компаний, не стоит наводить чистоту в первый же день на новом месте. «Бухгалтерию распаковать за один день невозможно», — шутит Дегтярев из TEAM Allied. Как правило, полностью распаковать и расставить мебель и оргтехнику по местам удается на второй день после переезда. Выделите дополнительные ресурсы на вывоз мусора: его может оказаться больше, чем по силам вынести вашей штатной уборщице.