Иллюстрация www.sxc.hu

Компании приобретают виртуальный офис, чтобы получить эффективный и недорогой инструмент для общения с клиентами в городе их проживания, создав имидж местной компании, либо чтобы улучшить свой имидж благодаря престижному адресу в центре Нью-Йорка, Лондона или Гонконга. Например, фирма может купить виртуальный номер с кодом 212 и почтовый адрес в Нью-Йорке с целью создать впечатление, что компания находится в Нью-Йорке, в то время как в действительности может находиться совершенно в другой стране.

"Виртуальный офис" сегодня - весьма реальное явление. Игроки рынка утверждают, что таким образом можно достичь комплексной экономии растрат в бизнесе.

Что это такое?

Спорным является факт, что компания Servcorp первой ввела отрасли и термины "виртуальный офис" и "обслуживаемый офис" в 1978 году, тем не менее, Крис Керн утверждает, что создал неологизм "виртуальный офис" для статьи в журнале, опубликованном в 1983 году.

Термин не является устоявшимся. Так, некоторые поставщики услуг виртуального офиса предоставляют дополнительные корпоративные или аутсорсинговые услуги, например, услуги корпоративного секретаря, бухгалтера или юриста.

Сколько стоит офис построить ... виртуально

За такой офис вам придется платить от 2 до 3 тысяч гривен ежемесячно. В услугу входит следующий комплекс услуг:

• Электронная и физический адрес для корреспонденции;
• Прямой городской номер;
• Секретарь, который будет отвечать на телефонные звонки, принимать и обрабатывать факсы, пересматривать электронную почту и т.д.

Другие поставщики предлагают преимущественно ИТ-инфраструктуру для организации удалённой работы для распределённых офисных команд. В этом случае виртуальный офис может включать: защищённый канал доступа сотрудников к системам фирмы, хостинг этих систем, сами ИТ-системы: документооборот, портал, CRM, ERP и другие.

За содержание "реального" офиса придется выложить в десять раз больше - около 20 тысяч гривен. Сначала на минимальную зарплату "реального" секретаря - от 2,5 до 3 тысяч гривен в месяц. Плюс аренда помещения - от 200-300 гривен за квадратный метр, коммунальные и другие платежи и зарплата уборщицы. Экономия очевидна. "Что сюда входит: компания предоставляет виртуального секретаря, если надо англоговорящего, сюда входит абонентский ящик. Это зарегистрированный электронный адрес. То есть, мы полностью ведем переписку на английском языке" - объясняет Ирина Рыбалко, директор информационно-сервисного агентства "ВИраИнфо.

Офис по частям

При необходимости можно заказать не комплекс услуг, а определенный их перечень. Например, "виртуальный телефон". Эта услуга предусматривает возможность переадресации звонков на номер мобильного или стационарного телефона заказчика другой страны (города). Например, компания расположена во Львове, а клиентов звонит (или переадресация) на киевский, лондонский или миланский телефонные номера. Этой услугой часто пользуются, чтобы сформировать имидж компании - у клиентов создается мнение, что фирма столичная, тогда как в действительности она размещена в регионе. Стоимость такой услуги - от 100 гривен в месяц. Плюс оплата за исходящие звонки. Аналогично и с почтовым адресом.

Изучаем "подводные камни"

Эксперты советуют учитывать несколько рисков работы в "виртуальном" режиме.

• Множество компаний используют один и тот же адрес;
• Недостаток государственного регулирования и, как следствие, ненадежные провайдеры.

Исключением является Англия — британский парламент в соответствии с торговыми стандартами Великобритании приняли "Схему честной торговли почтовыми адресами" (M.A.I.L Fair Trade Scheme);

• Благодаря лёгкому процессу регистрации среди пользователей множество мошенников; тем не менее, Формуляр почтовой службы 1583 (Postal Service Form 1583), регулирующий работу почтовых служб, содействует в борьбе с мошенничеством. Согласно вышеуказанному постановлению, коммерческие почтовые службы считают противозаконным получать почту анонимно либо под вымышленным именем

Также следует учитывать угрозу утечки информации. Отсутствие возможности выбрать работника под себя, провести собеседование с ним, которое помогло бы определить степень компетентности и заинтересованности в деле. А еще некоторые компании не предоставляют юридического адреса. Юристы говорят: "Регистрироваться компания должна по месту нахождение своего исполнительного органа. Или же по одному из адресов одного из учредителей. Все остальное незаконно. Если мы оформляем филиал как юридическое лицо - обязательно необходима вся процедура регистрации в соответствии с законом. И ... местонахождение соответственно с законом. Если в этой квартире не будет работать компания, то это незаконно", - утверждает Олег Каплий, юрист.

Во избежание мошенничества следует сначала проверить свидетельство об уплате единого налога этой компании. В нем должны быть прописаны разрешения на: предоставление услуг секретарей и переводчиков, консультаций по вопросам коммерческой деятельности. Далее важно заключить соглашение об информационном обслуживании. Желательно это делать в присутствии квалифицированного юриста.

Если в стоимость "офиса", кроме его аренды, входят также услуги юриста или бухгалтера, важно требовать подтверждения квалификации этих специалистов (например, лицензии, сертификаты, отзывы, рекомендации с контактной информацией). Услуги юриста или бухгалтера увеличивают ваши затраты на 500-1000 гривен ежемесячно.

Кому подойдет "виртуальный офис"?

Используют "виртуальный офис", в основном, небольшие региональные компании или нерезиденты. Пользоваться им игроки рынка рекомендуют и предпринимателям. Такой подход поможет развить собственное дело на минимальных капиталовложениях. Подойдет виртуальный офис и тем, кто ведет временный бизнес (разовые интернет-проекты), - чтобы протестировать его или продукцию, - или же тем, кто открывает новое направление своей компании.