Иллюстрация http://www.inmagine.com/

Учет и контроль накладных затрат являются одной из многочисленных обязанностей менеджера. От успешности управления накладными затратами зависит себестоимость продукции и размер чистой прибыли предприятия. Одним из инструментов повышения эффективности использования накладных затрат является их гибкое планирование. Рассмотрим его сущности и особенности, а также преимущества внедрения гибкого планирования накладных затрат.

Рассмотрим преимущества гибкого планирования накладных затрат по предприятию в целом на примере. Допустим, Компания А планирует выпустить в первом квартале XX года 10 000 единиц продукции. В конце квартала, подводя итоги, выяснилось, что компания выпустила 9 500 единиц продукции и реальные затраты отличаются от планируемых (таблица 1).

Отчет о выполнении плана вроде бы показывает, что с уменьшением объема производства уменьшились и накладные затраты. Возможно менеджер отдела производства даже гордится этими результатами, но оценить истинное состояние дел по такому отчету невозможно, так как в отчете не показано, какими должны быть накладные затраты для реального объема произведенной продукции.

Таблица 1. Обычный отчет о выполнении плана Компании А на 31 марта XX года

Посмотрим теперь, как изменятся результаты анализа, если составить гибкий план накладных затрат на первый квартал и отчет по этому плану.

При анализе поведения накладных затрат оказалось, что непрямые материалы, комплектующие и электроэнергия — это переменные накладные затраты и зависят они от объема выпущенной продукции, а амортизация и аренда оборудования — постоянные. В качестве базовой деятельности для переменных затрат выбрали объем продукции. Составленный гибкий план накладных затрат и отчет о его выполнении показаны в табл. 2 и табл. 3.

Таблица 2. Гибкий план накладных расходов Компании А на первый квартал XX года

Постоянные накладные затраты потому и постоянные, что их возникновение никак нельзя увязать с производством именно этого продукта или с какой-либо деятельностью. Поэтому при определении накладных затрат в целом по предприятию постоянные затраты просто добавляют к переменным.

Таблица 3. Новый отчет о выполнении плана Компании А за первый квартал XX года

В результате картина кардинально изменилась: вместо экономии в $1 300 оказался перерасход на $900. В гибком плане мы сравниваем реальные результаты деятельности и планируемые, исходя из реального объема производства. Дело не в том, чтобы уличить менеджера — возможно при анализе отчета окажется, что это отличные результаты экономии средств, а в том, что гибкий план дает более наглядное истинное представление о положении вещей и это очень важно для управления компанией, оценки ситуации и разработки дальнейших планов деятельности

Как видно из примера, в основании метода лежит разделение накладных затрат по поведению на переменные и постоянные.

Применение технологии гибкого планирования для нескольких базовых показателей

Существенным отличием гибкого плана от обычного является возможность задания интервала, внутри которого может изменяться объем базового показателя, и возможность расчета планируемого объема накладных затрат для любой точки этого интервала. Это очень удобно использовать для сравнения планируемых и реальных накладных расходов в конце периода.

По окончании планируемого периода реальные накладные затраты могут отличаться от планируемых, причем по различным видам накладных затрат может быть как положительное сальдо (реальные расходы не превысили плановых), так и отрицательное сальдо (реальные расходы выше плановых). Общее отклонение по накладным затратам складывается из отклонений по переменным и отклонений по постоянным затратам. Аналогично накладным затратам, в процессе деятельности предприятия могут изменяться и расходы на прямые материалы и на заработную плату основного персонала.

Получив различия по материалам, труду или накладным затратам, необходимо проанализировать причины их возникновения. За цену прямых материалов отвечает управляющий по снабжению, за расход материалов и объем затраченного труда — менеджер по производству, за изменение тарифа заработной платы — отдел заработной платы.

В случае субъективности причин появления отклонений в расходах необходимо определить, под чьей ответственностью находятся эти причины, усилить контроль в этой области и сделать выводы по дальнейшей работе. В случае объективности причин необходима коррекция планов предприятия в соответствии с реальными экономическими условиями. Все вышеперечисленные отклонения оказывают прямое влияние на размер чистой прибыли предприятия, являясь, по сути, прямыми убытками либо прибылью от экономии.

На основании исходных данных рассчитывается гибкий план накладных затрат, показывающий изменения планируемой суммы накладных затрат в зависимости от изменения базового показателя. По истечении срока, на который планировались накладные затраты, принимаются во внимание реальные накладные затраты предприятия и реальный объем базовой деятельности. Эти данные являются основанием для составления отчета о выполнении плана накладных затрат.

Существенно, что сравнение фактического значения той или иной статьи накладных издержек сравнивается не с плановым значением этой статьи накладных издержек, а с расчетным значением, которое получается путем умножения фактического значения базового показателя на плановый норматив данного вида накладных затрат.

Такой детальный анализ позволяет разделить не только фактические и расчетные значения статей накладных издержек, но также выяснить структуру отклонений, т.е. за счет каких видов продукции произошло отклонение плановых значений накладных затрат от фактических.

На основании отчета менеджеры предприятия выясняют причины изменения затрат и определяют качество причин — субъективное или объективное. При объективности причин необходимо внести изменения в планы накладных затрат предприятия в части норматива накладных затрат на единицу базового показателя. Помимо этого корректировке может подвергаться плановое значение базового показателя.