Управление предприятием и проектами

Эффективные методы и способы системы управления малым и средним бизнесом в Украине. Узнайте, как правильно управлять проектами и компанией для реализации стратегических целей

  1. Как эффективно управлять предприятием?
  2. Бизнес-книга о методологии управления проектами Scrum от ее создателя
  3. 6 признаков того, что ваш бизнес страдает от вашего перфекционизма

Как эффективно управлять предприятием?

По статистике 3-4 предприятия из 5 вновь созданных терпят неудачу в течение первых двух лет работы. Формальный момент регистрации предприятия, которого многие боятся и поэтому часто задерживают его на долгие месяцы, не самый критический и трудный для преодоления. Зачастую гораздо более сложными являются последующие действия - регулярное и последовательное развитие собственного бизнеса.

Каковы результаты короткого периода деятельности и непостоянства вновь созданных предприятий? Экономический кризис, сильная конкуренция, коллапс спроса - это лишь некоторые из возможных причин коллапса. Однако иногда качество управления оказывается главной проблемой.

Процесс управления бизнесом можно рассматривать на многих разных уровнях - анализируя его в зависимости от размера предприятия, теоретической модели, на которой оно основано, или области, к которой оно относится (управление финансами, управление продажами, управление персоналом, управление деловой репутацией и другие). Рассмотрим более подробно управление микропредприятиями, в которых могут работать или не работать сотрудники.

Управление  предприятием - это комплекс мероприятий (включая планирование и принятие решений, организацию, руководство, то есть управление людьми и контроль), нацеленных на ресурсы организации (человеческие, финансовые, материальные и информативные) и осуществляемых с целью эффективного и действенного достижения целей организации.

Руководство может определить все процессы и действия, предпринимаемые для поддержания деятельности компании для наиболее эффективного достижения ее целей. Во всем процессе управления предприятием можно выделить четыре основных типа деятельности:

  • Планирование включает в себя целый ряд мероприятий, связанных с установлением целей компании - как краткосрочных, так и долгосрочных. Помимо постановки целей, планирование также определяет наиболее оптимальные способы их достижения. Это означает, что, планируя, например, увеличение доходов компании на 20% ежегодно, мы также должны учитывать, как мы хотим добиться этого увеличения: завоевание новых клиентов или продажа новых продуктов или услуг существующим клиентам, или, возможно, повышение цен?
  • Организация означает такую группировку деятельности и ресурсов, которая в результате должна привести к достижению запланированных целей. Поэтому речь идет о переводе стратегий, созданных на этапе планирования, в конкретные виды деятельности, назначенные конкретным лицам, обладающим конкретными ресурсами. При планировании увеличения выручки на 20% за счет привлечения новых клиентов, на этапе организации мы должны, например, указать новые ежемесячные планы продаж, количество приобретенных получателей, новые схемы продаж или автомобили для сотрудников, благодаря чему будет легче найти новых клиентов.
  • Лидерство - это процесс управления людьми, который будут мотивировать и поощрять их повышать производительность и лучше работать для организации. В противном случае это набор процессов, которые должны поощрять его членов к сотрудничеству в интересах компании. Привлечение новых клиентов и увеличение выручки на 20% не может быть достигнуто без мотивированных сотрудников со стороны их начальника.
  • Контроллинг означает наблюдение за прогрессом и возникающими барьерами в организации в реализации запланированных целей. Это процесс постоянного мониторинга текущей ситуации и анализа того, как это влияет на достижение желаемых результатов. При планировании увеличения выручки на 20% контроль будет касаться, например, оценки степени, в которой это увеличение достигнуто, каковы результаты работы трейдеров и какой тип риска может привести к тому, что цель не будет достигнута.

Бизнес-книга о методологии управления проектами Scrum от ее создателя

Prosto трудно переоценить известность методики повышения качества командной работы Scrum (Скрам). Например, в Википедии существует большая статья о ней на более чем 30 языках, а также статьи об отдельных терминах этой системы – таких как диаграмма сгорания задач или покер планирования. Разумеется, книга основателя и разработчика Scrum Джеффа Сазерленда, посвященная этой методике, является востребованной ради уточнения правил системы и понимания вариантов их применения.

Первое и главное наблюдение – если в статье Википедии Scrum назван одним из agile-методов (гибких методов) разработки крупных проектов в сфере программного обеспечения, то сам Сазерленд смотрит на свою методику гораздо шире. Для него это философия любой работы, практическая психология счастливого труда – и он смело называет одну из глав книги «Изменить мир», а один из подразделов – «Как мы станем работать в один прекрасный день». А также приводит примеры успешного применения его системы в далеких от софтмейкерства сферах – для ремонта квартиры, учебы в школе, для борьбы с нищетой в Африке.

Хорошо, что при такой проповедуемой тотальности своего подхода он твердо удерживается от сползания в сектантство, в cоздание культа. И сам же иллюстрирует это удерживание понятием из мира японских боевых искусств «сю ха ри» (трехчастная схема развития: «сю» – простое следование правилам, «ха» – создание собственного стиля в рамках правил, «ри» – избавление от правил, в том числе, создание новых идей и схем).

Он пишет: «В Scrum есть правила и вам стоит сначала изучить, а потом избавиться от них. Я очень надеюсь, что увлеченные идеей Scrum вы начнете применять этот метод не только на работе, но и в своей повседневной жизни. Однако парадокс заключается в том, что правила Scrum снимают все ограничения и предоставляют вам полную свободу действий. Правда, для многих свобода может оказаться страшнее скучного труда».

Справедливости ради добавим, что эти пафосные слова о свободе в отношении Scrum столь же специфично связаны с действительностью, как и понятие «свобода» со всей жизнью в США – в которых о максимальной степени своей свободы все время говорят, но в которых на самом деле тотальность и количество правил и схем жизни куда больше, чем в странах Западной Европы, не говоря уже о Восточной. Как истинный американец, Сазерленд имеет в виду свободу действия человека, не замечая, что не совсем свободно мышление этого действующего человека – оно ограничено рядом «непреложных законов» – например, методика Scrum малоприменима для некомандных игроков. То есть, по сути, в схеме «сю ха ри» автор как раз не достигает мудрости стадии «ри», только мечтает о ней, целиком оставаясь мастером стадии «ха». Впрочем, для успешного применения в командной работе методики Scrum это не важно.

Японские и вообще восточноазиатские мотивы в книге Сазерленда появляются неспроста. Дело даже не в том, что идея сравнить мозговые штурмы разработчиков программного обеспечения с термином scrum из игры регби («толкотня», «схватка» команды над мячом) впервые пришла в голову японским бизнес-гуру тридцать лет назад – а Сазерленд талантливо и всесторонне развил эту японскую идею в виде цельной методики десятилетием спустя.

Дело в том, что автор – ветеран войны во Вьетнаме, где служил пилотом ВВС США и имел более чем сотню боевых вылетов (данную книгу он написал в возрасте «за 70», в 2016 году ему исполняется 75 лет) – и с тех пор уже полвека весьма плотно интересуется Восточной Азией, прежде всего, конечно, Китаем, Японией, тамошними боевыми искусствами и их философией.

И эти факты – военное образование с фронтовым опытом, увлечение Китаем и Японией – явно сыграли главную роль в разработке Сазерлендом системы Scrum, да и серьезно сказались на характере ее изложения в книге. Так бывает: кого бомбил, тем и оказался покорен в душе (хотя вьетнамцы, конечно, не похожи на китайцев и японцев, но ближе к ним, чем американцы); демобилизовался после войны, но армия «в голове» осталась.

Именно японцы известны рабочим командным духом и страстью к ежедневным мини-совещаниям перед началом любой работы (в виде стояния сотрудников отдела вокруг руководителя, ставящего задачи). А это уже несильно отличается от системы спринтов – поставления задач и временных интервалов для них – в методике Scrum.

Само выполнение задач командой автор рассматривает несомненно с точки зрения армейской. Причем не пехотно-офицерской (где у каждого офицера много подчиненных и сложная иерархия), а как раз военно-воздушной, бомбардировочно-истребительской – где у каждого командира летательного аппарата всякий раз есть кратко определенная частная цель, подчиненная общей задаче. Не замечая того, Сазерленд в каждом исполнителе работы видит именно пилота эскадрильи – и пафос его системы кратких законченных фрагментов работы и посвященных им совещаний, я уверен, подсознательно базируется на том, что эскадрилье надо поставить на каждый вылет отдельное задание (общее всем и частное каждому вылетающему на задание) и точное время выполнения, даже если вылетов будет несколько в один день.

Еще одна из важных идей Сазерленда – долговременные крупные задачи ставить только «офицерам» – руководителю проекта и «владельцам продукта» (так он назвал ответственных за каждый этап проекта – кстати, этапы в этой методике должны быть всегда законченными более-менее презентабельными продуктами). Всем остальным разработчикам, исполнителям он строго требует давать задания только очень краткие по объему и времени – и не давать их несколько: каждому одно. Другими словами, «о стратегии пусть думает штаб, а у тебя на этой неделе такой-то сектор обстрела».

Однако тут же запрещается узость специализации и разделение труда: выполнившие свою задачу раньше срока немедленно взаимно подхватывают задачи внутри команды (главное, чтобы в срок уложилась вся команда), а не ожидают выполнения задач коллегами, как это любят делать строители и ремонтные мастера во всем мире. Так, на ежедневных совещаниях каждый адепт Scrum должен написать, в частности, «что я сделал сегодня, чтобы команда выполнила спринт вовремя и качественно». И это тоже – явное культивирование ощущения «на боевом вылете»: ты должен стрелять в противника, преследующего самолет твоего коллеги по эскадрилье, независимо от того, сколько ты других вражеских самолетов уже подбил; все коллеги должны выполнить задание и в срок вернуться на базу.

Кстати, ко времени Сазерленд относится трепетно – в точности как командир небольшого самолета с маленькими топливными баками, который при увеличении времени полета просто рухнет. Одна из девяти глав книги так и называется: «Время». И собственно, успехи системы Scrum, благодаря которым она стала так популярна во многих компаниях, связаны как раз с резким уменьшением времени, затрачиваемого командой на крупные проекты – при том, что количество ежедневной работы у сотрудников не увеличивается, а уменьшается.

Между прочим, Сазерленд прямо утверждает, что 35 часов в неделю (если каждый будний день – то семь часов в день) являются максимальным объемом рабочей нагрузки, больше которого работать – серьезный вред и делу, и человеку.

Наконец, в методике Scrum есть аспект, который нисколько не армейского – но зато явственно дальневосточного азиатского происхождения: кажется, на этот раз китайского. Это так называемый «индекс счастья» – автор лихо разобрался с проблемой мотивации к труду: предложил каждому сотруднику на ежедневных совещаниях проставлять в баллах степень положительности эмоций при выполнении того или иного задания, этапа. При том подчеркивается, что речь идет не о чувстве удовлетворения от хорошего завершения работы, не о краткой эмоции победы и успеха – а о длящейся, continuous-эмоции удовольствия делать именно это, именно так, именно здесь.

Такие баллы, по мысли Сазерленда, не только позволят «офицерам» проекта быстрее среагировать, если что-то в ходе работы не нравится исполнителям – но и окажут обратное влияние-внушение на самих проставляющих баллы. То есть предполагается что-то типа такой истории: ей или ему во всей работе что-то смутно не нравилось, но из-за необходимости поставить баллы своего «индекса счастья» от работы, она или он плотно задумались – и вдруг поняли, что в данной работе нехорошо только вот то-то, а все остальное очень замечательно, и значит, достаточно устранить вот то-то, чтобы ощутить положительные эмоции от работы (отчасти уже самовнушением). «Если вас окружают одни засранцы, не ищите причину в них, ищите ее в плохих системах, которые поощряют подобное поведение», – хлестко и несколько по-солдафонски иронизирует автор.

В целом правил и схем системы Scrum в книге изложена масса. Однако напоследок стоит предупредить читателя, что текст Сазерленда структурирован слабо, несколько водянист; приходится сквозь него с усилием пробираться мыслью (возможно, виной тому возраст автора и закономерная склонность к мемуарности), в общем, книга не принадлежит к шедеврам с литературной точки зрения. Тем не менее, факты, схемы, подходы системы Scrum понять из книги ее автора нетрудно – а иных книг о ней все равно пока нет.

6 признаков того, что ваш бизнес страдает от вашего перфекционизма

Если вы начальник и требуете от подчиненных тщательности; если вы подчиненный и тщательности требуете от себя самого – это не всегда хорошо. Существует грань, после которой отделка результатов труда начинает занимать непомерное количество времени и, главное, нервов исполнителей и заказчиков. Проверить, не зашли ли вы в своем бизнесе за эту грань, предлагает чикагская предпринимательница Луиза Чжоу, переводит Prostobiz.ua

Стремление все довести до максимального совершенства часто превращается в навязчивую манию, с которой очень трудно бороться доводами рассудка. Ведь разум уверен, что «совершенное» не может быть «плохим» и «вредным». Перфекционисту трудно уложить в сознании, что совершенствование должно иметь предел.

Возникает этот синдром из-за мысленного обособления труда (или результата труда) от всего окружающего: затраченного времени, потраченных сил, возможностей и эмоций исполнителя и заказчика. Перфекционист видит объект – свой труд – отдельно от себя или подчиненного. К сожалению, это неверный, гибельный, губительный тип мировоззрения – в частности, приводящий к «параличу» бизнеса.

На самом деле, все в мире взаимосвязано. Результат труда неотделим от сил, настроения, времени трудящегося и еще от массы параметров. Цель не только «не оправдывает средства». Любая цель и средства ее достижения всегда составляют единое целое.

Согласитесь, что шедевр, созданный ценой гибели автора, будет вызывать нехорошие эмоции, независимо от того, как именно он выглядит. И согласитесь, что подстригание травинок с линейкой и ножничками – хрестоматийный образ трудового безумия.

Отсюда вывод: в бизнесе легкие недоделки в сочетании с быстротой и хорошим настроением исполнителя и заказчика в тысячу раз лучше, чем идеальное отсутствие недоделок, однако достигнутое ценой меньшей оперативности, огорчений и опустошеннности вас, ваших коллег и клиентов вашего бизнеса.

Признак 1. Мне приходится непрерывно настаивать, бороться с непониманием

Есть фразы такого типа:

  • «Мы не можем двигаться дальше – я еще не выяснил всех мелких нюансов»;
  • «Этот дизайн уродлив – такой сайт мы не продвинем»;
  • «Да я потратил пять часов на то, чтобы подобрать этот цвет!».

Знакомый по себе тип фразы? Тогда ваш бизнес в беде. Работа по принципу «все или ничего» способна угробить любые бизнеса и всякие отношения между людьми. Отбросьте завышенные требования: перфекционистов в миллионы раз меньше, чем обычных граждан, принимающих мелкие недочеты спокойно. А потому шанс обнаружить среди заказчиков или подчиненных еще одного перфекциониста у вас очень мал.

Знайте: для любого работника-неперфекциониста и заказчика-неперфекциониста лучше сделать быстрее и средне-неплохо – чем качественнее, но дольше. И лучше сделать средне-неплохо с хорошим настроением – чем качественнее, но с огорчением.

Даже если вы считаете, что эти утверждения неправильны, помните, что большинство людей вокруг считает, что они верны. А мнение большинства в демократических условиях не стоит совершенно игнорировать. Потому исходите из того, что почти для всех вокруг подойдет и чуть меньшее качество продукта.

Признак 2. Я откладываю важные намеченные бизнес-события при готовности к ним меньше, чем 90%

Я работала нон-стоп в течение двух лет в качестве соучредителя создаваемого сервиса мобильных платежей. Все это время мы увеличивали объемы фандрайзинга, а на эти средства постоянно совершенствовали дизайн и юзабилити продукта, чтобы сделать его лучшим из лучших. Мы постоянно объявляли об отсрочке запуска: казалось, что итоговые два года – срок небольшой.

Но увы, за это-то время нас и обогнали стартапы-конкуренты, не шлифовавшие продукт до запуска так тщательно, как мы. Они твердо закрепились в нашей нише. Наш выведенный окончательный продукт оказался неактуальным и вторичным. Мой стартап прогорел.

Мне одной кажется, что это убедительный пример в пользу немедленного выведения чуточку неотшлифованных версий?

Если вы чувствуете, что в этом примере тоже можете оказаться на моем месте, познакомьтесь с понятием «Минимально жизнеспособный продукт» (википедия: Minimum viable product). И выводите на рынок именно такие продукты, бета-версии. Всю отладку сделаете потом. Кстати, первые пользователи вам найдут больше проколов, чем найдете до запуска вы сами и ваши коллеги, поскольку для ваших сотрудников ваш проект уже давно «примелькался».

Чтобы научиться ездить на велосипеде, надо не готовиться к этому, а сразу пытаться ехать. Или, как гласит китайская пословица, «делая колокола, не узнаешь, как зазвучат они с колокольни, пока их туда не повесишь».

Если боитесь выводить минимально жизнеспособный продукт, на этапе разработки поартистичней представьте себя представителем своей целевой аудитории. И спросите себя в качестве такого представителя: с каким из недостатков данного проекта можно смириться, а с каким – нет?

А затем опросите и всех, кого можете, хоть через соцсети и форумы: что люди ждут от такого продукта или сервиса, как тот, над которым работаете? С какими его временными недостатками они бы смирились, а с какими – нет? Затем, узнав главное, сконцентрируйтесь на том, чтобы отложить все остальные недостатки на эпоху «после запуска».

Признак 3. Я переживаю неуспехи бизнеса как личную обиду, как обвинение в плохом состоянии моей личности

Бывает, что вы отказываетесь продать свой продукт в определенных условиях: когда боитесь услышать «нет»? Бывает, что вам приснилось, что ваш бизнес рухнул – и это незначительное для личности явление вы во сне переживаете как кошмар и просыпаетесь в холодном поту?

Если вы сказали «да», начинайте учиться спокойно принимать отказ. Это вообще очень важное умение для жизни.

Сказанное вашему продукту «нет» – повод не для злости, а для радости: получен новый опыт, при помощи которого следующая попытка должна стать удачнее. Вспомните: каждое ваше падение с велосипеда все-таки приближало ваше умение держать на нем равновесие, не падая.

Знайте: каждое «нет» увеличивает количество «да», которые вы получите, пользуясь приобретенным при помощи «нет» опытом.

Признак 4. Я сам управляю всеми областями своего бизнеса, иначе ему не поздоровится

Держать сложный разветвленный процесс в одних руках и вручную одной своей волей его поворачивать, куда кажется нужным – это хорошо для хобби и для создания произведений искусства. Но не для бизнеса.

Бизнес – это процесс удовлетворения потребностей большого числа людей. А все люди такие разные, что коллективный разум лучше справится с удовлетворением масс, чем одиночный ум.

Признак 5. Я считаю, что делать дело – единственно возможный путь жизни

Вы думаете, что должны работать днем и ночью, чтобы сделать ваш бизнес успешным? Вы часто откладываете сон, еду, общение, чтобы завершить проект?

Что ж, сжигание себя на работе – эффективно в качестве бегства от самого себя, от личностных поисков и проблем, для заполнения обнаруженного в себе и испугавшего вас душевного вакуума. Но, может быть, все-таки пирамида жизненных ценностей не увенчивается трудовым пафосом и миллионом на счету? И может, выражение «жить полной жизнью» означает нечто иное, чем «красиво тратить большие заработки»? И значит, заполнять душевный вакуум, решать личностные проблемы надо в других сферах, относящихся больше к личной жизни?

Тут повод для размышлений в сфере этики и даже религии. Но общий вывод един для всех: забота о полноценном отдыхе и полнокровной личной жизни окупится во много раз и в вашем бизнесе.

Разве что, с другой стороны, отдыхая, не забывайте и то, что ваш отпуск ваши конкуренты могут использовать для «обгона» вашего бизнеса.

Признак 6. Если я хочу, чтобы что-то было сделано правильно, я должен сделать это сам

​Вы инвестировали в большой интернет-проект и собрались управлять им, а потом сами потратили день на поиск идеального шрифта для него? Такой тип ситуации знаком вам по себе? Догадываетесь, что подбором шрифта должен был заняться профессиональный дизайнер?

На самом деле, динамичный бизнес – искусство делегирования полномочий. Развивать и масштабировать бизнес, делая все ведущие процессы в одиночку – подход, который у окружающих рано или поздно вызовет нехорошие мысли о вас. Это так, поскольку все здравые люди, в первую очередь, ищут членов команды, имеющих или могущих обрести высокий профессионализм в одном-двух направлениях, которые им и поручаются.

Наконец, оцените стоимость вашего времени в долларах и спросите себя: стоит ли эту задачу делать вам, если подчиненный, которому вы платите меньше, чем оценили себя, тоже сделает ее более-менее неплохо?



Актуальные обзоры банковского рынка для бизнеса на ваш e-mail!


Путеводитель

Кредит предприятию и частному предпринимателю (СПД)

Кредиты для бизнеса и частных предпринимателей в Украине (ЧП, СПД): ставки, порядок предоставления

Видео путеводитель