Аренда конференц-залов: цены и нюансы - 24.10.2012

Prosto незаменима аренда конференц-залов для проведения деловых переговоров, тренингов и семинаров для сотрудников компании, корпоративных мероприятий. О ценовых параметрах аренды таких залов в Киеве, а также сопутствующего сервиса – трансфера, проживания, экскурсионной программы – рассказывает Prostobiz.ua // 24.10.2012

Арендовать конференц-зал можно воспользовавшись услугами различных компаний, владеющих такой недвижимостью – таких как гостиницы, тренинговые организации, развлекательно-рекреационные центры. Все помещения разнятся между собой следующими основными параметрами:

  • площадь / количество посадочных мест,
  • тип размещения участников мероприятия (зрительный зал, за большим столом, группами за столами и т.д.);
  • техническая поддержка.

В зависимости от формата проведения конференции (видео-конференция, трансляция в прямом эфире и прочее), вам может понадобиться следующее оборудование:

  • плазменный экран;
  • мультимедийный проектор и экран;
  • флип-чарт (магнитная доска с блокнотом и маркерами);
  • микрофоны + звуковая система (усилитель, колонки);
  • терминал видеоконференций (при проведении междугородних и международных семинаров, вебинаров и иных мероприятий, если необходимо обеспечить объединение студий).

Поэтому, прежде чем бронировать конференц-зал, уточните информацию о наличии требуемой технической поддержки.

Например, пользование стандартным набором (плазменный экран, флип-чарт и микрофоны) уже включено в стоимость аренды большинства залов. А вот за предоставление дополнительного оборудования потребуют заплатить от 40 гривен в час.

 

В процессе выбора наиболее оптимального варианта, можно обратиться к агентствам, которые специализируется на организации международных и локальных деловых мероприятий. Среди сопутствующих услуг они также могут предложить:

  • бронирование номеров в гостиницах;
  • транспортное обслуживание;
  • изготовление рекламной продукции (плакатов с логотипом компании-заказчика, полиграфической и сувенирной продукции и прочее);
  • техническое обеспечение конференции;
  • кейтеринг (организация кофе-брейков или бизнес-ланчей);
  • организацию экскурсий.

Но подбором конференц-зала и организацией досуга сотрудников, несложно заняться самостоятельно.

Выбирая конфренц-зал, во-первых, нужно учитывать его место расположения. От этого зависит не только комфорт участников мероприятия (особенно, если они иногородние), но и стоимость аренды. Если бюджет компании не позволяет арендовать зал в центральной части города, лучшей альтернативой будет зал в отельно-ресторанном комплексе пригорода, расположенном недалеко от основных междугородных автомагистралей.

Так, в пригородах Киева среди наиболее выгодных вариантов могут быть следующие отельно-ресторанные комплексы:

  • «Казацкий стан» (18-й километр трассы «Киев-Борисполь»);
  • «Terra Nova» (1-й километр трассы Киев-Одесса);
  •  «Вилла Вита» (трасса Киев-Одесса);
  • «Два Бобра» (трасса Киев-Житомир).

Отметим, что цена аренды может варьироваться в зависимости от дня недели (в субботу – самая высокая, а в понедельник-вторник – самая низкая), разница составляет порядка 200 грн. за день.

Помимо того, можно получить скидку за аренду зала в размере 5%-10%, если вместе с арендой в той же компании заказать услугу кейтеринга.

Если все-таки необходим именно киевский зал – для первичных расчетов стоимости можно воспользоваться нижеприведенными расчетами для семи столичных предложений.

Основные характеристики конференц-залов Киева по данным компании «Простобанк Консалтинг» на 17 октября 2012 года:

СТОИМОСТЬ АРЕНДЫ КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛОВ В КИЕВЕ

Адрес

Особенность конференц-зала

Площадь (кв. м.)

Минимальная стоимость арены зала, грн.

За 1 час

За 1 день

ул. Предславинская, 12, метро «Олимпийская»

центр Киева

18 - 35

80

350

ул. Марины Расковой, 13, метро «Левобережная»

рядом есть отель

100

155

1800

ул. Саксаганского, 120, метро «Вокзальная»

яркий, креативный дизайн интерьера в стиле «smart cafe»

21

200

1600

ул. Дорогожицкая,1, метро «Дорогожичи»

аренда оборудования входит в стоимость

от 60 до 190

200

-

ул. Спасская, 5, метро «Конрактовая площадь»

 

35; 65

280

2400

парк Дружбы Народов, Труханов остров

размещен в ресторанно-гостиничном комплексе «Червона Калина», рядом Днепр, Десенка, стоимость номера от 600 грн.

рассчитан на 60 – 100 человек

400

2000

Просп.Московский, 34-В, метро «Петровка»

большой плазменный экран (длина 35 м. высота 4 м.), удобная парковка

340

от 500

от 3000

Услугу трансфера будет необходима, если участники мероприятия иногородние. Помимо почасовой аренды авто с водителем, трансфер включает встречу людей в аэропорту либо на вокзале, доставку и помощь в размещении в выбранной вами гостинице.

Стоимость трансферов и почасовой аренды автотранспорта с водителем. По данным компании «Простобанк Консалтинг» на 17 октября 2012 года:

СТОИМОСТЬ ТРАНСФЕРА ПО КИЕВУ

Параметры аренды

Легковой автомобиль Peugeot – 1-4 места

Легковой автомобиль Мерседес-221 – 1-4 места

Минивэн

Mercedes Viano – 7 мест

Микроавтобус Mercedes Sprinter –

 18-20 мест

Автобус класса MAN c кондиционером – 30 мест

Почасовая аренда

120

535

240

232

288

Рейс в центр с ж/д вокзала

200

185

520

600

1056

Рейс в центр из аэропортов «Борисполь» или «Киев» (Жуляны)

360

190

640

848

1250

Стоит отметить, что минимальный заказ почасовой аренды в большинстве организаций составляет три часа. А стоимость почасовой аренды рассчитывается как фактическое время аренды плюс один час (подача транспорта на заказ).

Практически любая конференция длительностью в несколько часов, предполагает организацию кофе-брейков либо полноценных обедов. Последнее уместно, если конференция проводиться в течении целого дня.

Примерная стоимость кофе-брейков и обедов в Киеве, в зависимости от меню, по данным компании «Простобанк Консалтинг» на 17 октября 2012 года:

СТОИМОСТЬ ПИТАНИЯ ДЛЯ УЧАСТНИКОВ КОНФЕРЕНЦИЙ

Меню

Стоимость с человека, грн.

Кофе-брейк

  • Кофе / чай;
  • минеральная вода / сок;
  • сливки, лимон, сахар;
  • печенье песочное;
  • фрукты

25

  • Кофе / чай;
  • сэндвич;
  • круасаны, печенье;
  • фрукты.

45

Обеды

  • Первое (суп), хлеб;
  • второе (котлета + гарнир);
  • салат овощной;
  • чай.

65

  • Первое (борщ), хлеб;
  • второе (ризотто / перец фарш. / жульен);
  • салат;
  • чай, десерт.

90

  • Первое (борщ / солянка), хлеб;
  • филе с гарниром;
  • овощная и сырная нарезка;
  • десерт; кофе / чай / сок.

100

После окончания конференции, можно предложить ее участникам небольшой экскурсионный тур по Киеву с посещением его исторических памяток. Стоимость экскурсий включает сопровождение гида и посещение культурно-исторических памяток города, которые включены в программу.

Примерная стоимость экскурсионных программ, по данным компании «Простобанк Консалтинг» на 17 октября 2012 года:

СТОИМОСТЬ ЭКСКУРСИЙ ПО КИЕВУ ДЛЯ УЧАСТНИКОВ КОНФЕРЕНЦИЙ

Название экскурсии

Количество человек в группе / стоимость экскурсии, грн.

4 – 7 чел.

8 – 20 чел

20 – 33 чел.

34 – 45 чел

Обзорная автобусная экскурсия по Киеву, 3 часа

1200

1600

1900

2300

Древний Киев – сердце Киевской Руси, 4 ч

1880

2520

2800

3100

Киево - Печерская Лавра, 2,5-3 часа

1280

1440

1700

2000

«А без Подола Киев невозможен», 3 часа автобусно-пешеходная

1200

1520

1880

2280

Архитектурные жемчужины Липок, 3 часа, автобусно-пешеходная

1200

1520

1880

2280

Киев и религии, 3 часа

1300

1720

2080

2520

Экскурсия «Переплетение двух культур: немцы в Киеве», 3 часа

1560

1800

2080

2520

Вечерний Киев, 2 часа

1080

1240

1600

2040

Напоследок укажем, что помимо Киева одним из наиболее востребованных мест организации конференций – в том числе для столичных компаний – являются курортные города Республики Крым, Одессы и других городов украинского Причерноморья и Приазовья.

Основные характеристики отелей низкой и средней ценовой категории с конференц-залами в АР Крым и Одессе. По данным компании «Простобанк Консалтинг» на 17 октября 2012 года (сортировка предложений – по городам, потом – по стоимости проживания в отеле):

СТОИМОСТЬ АРЕНДЫ КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛОВ В КРЫМУ И ОДЕССЕ

Название

Город

Минимальная стоимость размещения в низкий сезон, грн.

Вместительность конференц-зала

Стоимость аренды конференц-зала, грн./час

Центр отдыха «Мирный»

Одесса

250 грн. (одноместный без питания)

300 человек

40

Отель «Курортный»

Одесса

290 грн. (одноместный без питания)

От 30 до 200 человек

70

Гостиничный комплекс «Галеон»

Коктебель

350 грн. (одноместный без питания)

50 человек

90

Отель «Лермонтовский»

Одесса, центр

530 грн. (одноместный с завтраком)

60 человек

120

Отель «Черное море Отрада»

Одесса

600 грн. (двухместный с завтраком на двоих)

70 человек

150

Отель «Лондонский»

Одесса, центр

500 грн. (одноместный с завтраком)

250 человек

390

Мотель №5

Ялта

от 250 грн. (одноместный без питания)

50 человек

Индивидуальные тарифы

Гостиничный комплекс «Алые Паруса»

Феодосия

от 360 грн. (двухместный без питания)

50 человек

Индивидуальные тарифы

Пансионат «Ай-Тодор»

Алушта

640 грн. (двухместный с завтраком на двоих)

60 человек

Индивидуальные тарифы

Цены на проживание указаны по состоянию на октябрь (низкий сезон, который у большинства отелей продлится до конца апреля, с некоторыми исключениями-подорожаниями в праздничные дни). Напомним, что в период высокого сезона (с июля по сентябрь) стоимость проживания в отелях повышается в полтора-два раза.



Актуальные обзоры банковского рынка для бизнеса на ваш e-mail!


Путеводитель

Кредит предприятию и частному предпринимателю (СПД)

Кредиты для бизнеса и частных предпринимателей в Украине (ЧП, СПД): ставки, порядок предоставления

Видео путеводитель