Командировочное удостоверение: можно ли на нем ставить штамп или необходима печать? 07.12.2010

Служебные командировки практически всегда в поле зрения проверяющих. Поэтому к их документальному оформлению следует относиться с особым вниманием. Одним из документов, без которого не может быть осуществлена украинская командировка, является командировочное удостоверение. На первый взгляд, это достаточно простой документ. Однако отсутствие нормативного акта, который регламентировал бы порядок его составления, приводит к возникновению вопросов.

Командировочное удостоверение: можно ли на нем ставить штамп или необходима печать?

Например, можно ли заверить командировочное удостоверение не печатью, а штампом прямоугольной формы? О правомерности такого оформления и его последствиях пойдет речь далее. 

С пошаговым руководством отправления работника в коммандировку можно ознакомиться здесь.

Важность командировочного удостоверения не стоит недооценивать. Ведь именно по этому документу определяется фактическое время пребывания в командировке по Украине и в странах, с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль, и, соответственно, сумма суточных, которая подлежит выплате работнику.

При командировке в страны, с которыми установлен полный пограничный таможенный контроль, фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам контрольно-пропускных пунктов Пограничных Войск Украины в заграничном паспорте или заменяющем его документе.

Следовательно, для выплаты суточных по таким командировкам, необходимо наличие отметок в загранпаспорте, а наличие командировочного удостоверения в данном случае необязательно.

Форма командировочного удостоверения утверждена Приказом № 260. Лицевая сторона этого документа содержит информацию, которая соответствует приказу (распоряжению) на командировку, в частности, ФИО командируемого работника, срок командировки, место и цель командировки, номер приказа, а также серию и номер паспорта командированного работника. Кроме того, в обязательном порядке на документе проставляется штамп и печать предприятия, а также подпись руководителя. На оборотной стороне удостоверения должны быть обязательно сделаны отметки о выбытии в командировку, о прибытии в место командировки, о выбытии из него и прибытии на место работы.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности предприятие для удостоверения подписи соответствующего служебного лица, на которое приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложены обязанности регистрировать лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии в пункт назначения и выбытии из него должны заверяться печатью того предприятия, на которое согласно приказу руководителя направлен работник в командировку.

К печати, используемой для обеих этих целей, установлены определенные требования:

  • она должна иметь круглую или треугольную форму;
  • надписи на печати должны быть на украинском или одновременно на украинском и русском языках и соответствовать названию, указанному в свидетельстве о госрегистрации предприятия;
  • на ней обязательно должен быть указан идентификационный код субъекта предпринимательской деятельности.

В принципе, требования к штампу практически схожи с требованиями, предъявляемыми к печатям, с той лишь разницей, что штамп имеет другую геометрическую форму – прямоугольную. Тем не менее действующие нормативные документы, регулирующие учет командировок, требуют применять для удостоверения отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника именно печати.

Таким образом, применение штампа в этом случае недопустимо. Оно может трактоваться контролирующими органами как неправильное оформление командировочного удостоверения. Проще говоря, они могут посчитать, что таких отметок просто нет.

А раз так, то согласно требованиям Закона «О прибыли» сумма суточных, определенная по такому «неоформленному» командировочному удостоверению, не может быть включена в состав валовых расходов предприятия и компенсирована командированному работнику

И все же, по мнению автора, попробовать убедить проверяющего не быть столь строгим в отношении предприятия и командированного работник в части включения указанных расходов в состав валовых расходов и компенсации можно. Для этого в дополнение к оригиналам документов, подтверждающих расходы на командировку (проезд, проживание), необходимо представить еще какой-нибудь документ (например, накладную на приобретение ТМЦ, отчет и так далее).

Такими документами можно подтвердить, что командированный работник был на соответствующем предприятии (а не заверил командировочное удостоверение каким-то «левым» штампом) и выполнил поставленную перед ним производственную задачу.


Срочно нужны деньги?