Корпоративная карта для бизнеса

Что такое корпоративная карта?

Корпоративная карта – это средство безналичной оплаты представительских, командировочных и хозяйственных расходов сотрудниками компании. Согласно законодательству с помощью корпоративной карты можно осуществлять любые платежи, кроме оплаты контрактов и получения заработной платы.

Корпоративные карты значительно упрощают начисление командировочных, представительских, накладных, хозяйственных расходов, а также расходов, связанных с основной деятельностью предприятия, включая бронирование гостиниц, аренду автомобилей, заказ билетов, оплату ресторанов, покупку канцтоваров, литературы и оплату подписки на периодические издания, а также других услуг

Преимущества использования корпоративных карт на предприятии?

Из преимуществ использования этого инструмента эксперты отмечают следующие: корпоративные карты позволяют экономить время на начисление командировочных и других выплат, уменьшают наличный оборот внутри компании и удобны в использовании, поскольку обеспечивают доступ к средствам круглосуточно.

Однако самым важным преимуществом для предприятий является повышение прозрачности расчетов внутри организации и упрощение ведения отчетности, так как все транзакции фиксируются. Это достаточно удобный и современный инструмент, который существенно сокращает трудозатраты компании. Первичный учёт использования средств по карте осуществляется самим банком. Предприятие может всегда проконтролировать каждую потраченную гривну. Ведь в конце месяца оно получает от банка выписку по каждой оформленной карте с детальным указанием всех операций, которые были проведены в отчётный период. Особый спрос на корпоративные карты формируют предприятия, сотрудники которых часто ездят за границу. Преимущества карты в этом случае - возможность забронировать отель, обезопасить и сохранить перевозимые деньги, пополнить карту самим предприятием в случае экстренной необходимости в средствах у сотрудника.

Дополнительные преимущества корпоративных карт:

•  хорошая альтернатива чековой книжке;
•  отсутствие необходимости проводить по кассовой книге предприятия полученные наличные, так как они считаются выданными под отчет;
•  экономия средств: обналичивать денежные средства с помощью корпоративной карты выгоднее, чем по чеку;
•  для СПД - возможность проводить расчеты по корпоративному карточному счету (2605), не используя текущий счет (2600);
•  для держателей карт класса Visa Gold и выше - срочная выдача наличных по всему миру, срочная замена карты при ее потере за рубежом или в Украине.

Документы для открытия корпоративной карты

Для открытия корпоративной карты предприятию нужно предоставить в банк следующие документы:

1. Свидетельство о государственной регистрации предприятия — копия, заверенная нотариально, органом, который его выдал или уполномоченным работником банка.
2. Справка, подтверждающая взятие предприятия на учёт в налоговых органах (форма 4-ОПП) — копия, заверенная нотариально, налоговыми органами или уполномоченным работником банка.
3. Справка Министерства статистики Украины о внесении в единый государственный реестр предприятий и организаций (новая форма с кодами внешнеэкономической деятельности) — копия, заверенная нотариально, органом, который его выдал или уполномоченным работником банка.
4. Копия документа подтверждающего регистрацию в пенсионном фонде Украины, заверенная ПФ, нотариально или уполномоченным работником банка.
5. Паспорта и справки о присвоении идентификационного кода лиц, ответственных за проведение операций по счету.
6. Заявление на открытие счета (бланк банка).
7. Договор на расчетно-кассовое обслуживание (бланк банка).
8. Карты (бланк банка) с образцом подписей лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, и оттиском печати предприятия — 1 экз.
9. Письмо о наличии карты.

Стоимость открытия и тарифы на обслуживания корпоративных карт в Украине

В каждом банке – свои тарифы на открытие и обслуживание корпоративных карт. Зачастую тарифы по таким картам не отличаются от стандартных тарифов, установленных банками для физических лиц.

Важный нюанс: многие тарифные пакеты РКО предлагают в качестве дополнения корпоративные карты в том или ином количестве бесплатно или дешевле стандартных расценок данного банка. Практически у каждого банка есть хотя бы один такой тарифный пакет РКО. Поэтому при оформлении корпоративной карты есть смысл спрашивать менеджеров банков о таких пакетах – переход на обслуживание на такой пакет может оказаться в итоге для компании дешевле, чем оформление корпкарты «со стороны», отдельно от счета.

Самыми дешевыми корпоративными картами у доброй половины банков являются обиходные Visa Electron (Visa Business Electron, Visa Domestic) и Maestro (Сirrus Maestro, MasterCard Standard). Однако, как и раньше, ряд банков предлагают корпоративные карты начиная только с уровня Сlassic/Business.

Как правило, банки не начисляют процент на остаток средств по счету корпоративной карты (или начисляют, но очень небольшой – 0,1-1% годовых).

Лимиты корпоративных карт и их изменение

Одной из стержневых тем функционирования корпоративной карты являются вопросы лимитов, устанавливаемых на каждую из имеющихся у компании корпоративных карт.

По словам банковских специалистов, новинками этой сферы являются такие возможности, которые можно оформить как на «входе» – то есть при оформлении карты – так и в процессе ее использования:

• временные лимиты: на расходы в течение суток, недели, месяца или другого временного периода. «Предустановленные кратковременные лимиты – так называемые velocity limits, «быстрые лимиты» – нормальная бизнес-потребность, и продвинутые банки ее реализуют. Современные карточные процессинговые комплексы поддерживают эту функцию.
• качественные лимиты: это и количество операций снятия наличных в банкомате (например – пять подходов за день), и максимальная сумма получения наличных в день (отдельно от оплаты картой товаров и услуг), и лимит суммы, которую можно потратить в торгово-сервисной сети, и комбинации вышеперечисленного. Например, водителю дальнобойщику по корпоративной карточке предприятие запрещает снятие наличных, но разрешает расчеты в торгово-сервисной сети. Существуют еще и лимиты использования карточки с точки зрения территории использования. Можно запретить использование карточки в сети интернет, а можно разрешить использовать только в сети интернет и больше нигде.
• многочисленные карты с общим лимитом для всех карт (с общим доступом к одному лимиту). Как правило, без ограничений сумм разрешается пользоваться руководителям предприятия. Но может оказаться, что в самый нужный момент денег на счету не окажется, поскольку ими уже кто-то воспользовался, что на корню «убивает» идею использования коллективного корпоративного карточного счета.

Отметим, что при оформлении корпоративной карты список стандартных лимитов, предлагаемых тарифным пакетом по умолчанию, не является исчерпывающим. Компания-клиент имеет право либо изменить суммы ограничений, либо убрать их вообще. Для этого клиент ставит соответствующую отметку в заявлении и уже изначально пользуется своим счетом на свое усмотрение.

Изменить лимиты, установленные при оформлении карты по-прежнему, «можно, но сложно» – хотя и работы в направлении упрощения банками давно ведутся. Изменение лимитов – это внесение изменений в настройки функционирования карточного счета, и дать возможность клиенту изменять настройки внутрибанковской системы – это нарушение всех возможных правил банковской безопасности.

Ввиду этого основными способами изменения лимита являются следующие:

• При личном посещении банка. В том числе это касается изменений, которые должны произойти спустя большой промежуток времени после подачи заявления.
• По телефону: Имея систему идентификации обращений по телефону, можно менять лимиты в телефонном режиме. Обычно функционал круглосуточных служб поддержки обеспечивает возможность изменения таких лимитов в любое время суток.

Большинство банков уже внедрило изменение компанией лимитов своих корпоративных карт при помощи Клиент-Банка, интернет-банкинга или смс (с системой идентификации).

Новые возможности корпоративных карт в Украине

Технический прогресс в сфере корпоративных карт пока не является отдельным явлением от того же процесса на рынке карт физлиц. Разве что имеется определенная осторожность банков во внедрении самых смелых карточных новшеств в карточки для дополнительных расходов корпораций – это обусловлено, прежде всего, сложностью бухгалтерского и налогового учета и вообще законодательным регулированием счетов компаний.

Тем не менее, некоторые общекарточные новые тенденции уже укореняются и на рынке корпоративных карт. Из опрошенных Prostobiz.ua банковских экспертов специалисты называли такой функционал, о котором финдиректора компаний уже могут спрашивать в банках:

• бесконтактные корпоративные карты: Их технология выпуска позволяет совершать платежи почти мгновенно одним движением руки, во всех торговых точках, оборудованных бесконтактными считывающими устройствами. При этом карту не нужно прокатывать или вставлять в платежный терминал, расписываться на чеке или вводить пин-код. Более того, карту можно подносить к бесконтактному считывателю, не вынимая ее из бумажника;
• неденежные счета, которые не дают потратить средства на что-либо помимо определенных товаров: «они позволяют хранить на карте отдельный изменяемый остаток в виде, например, литров бензина (так называемое «бензиновое приложение») для операций покупки на включенных в программу АЗС.
• детальное отслеживание и мгновенная передача финансовому руководству предприятия средствами интернет-банкинга и мобильного банкинга не только суммы и времени транзакции, но и адреса совершения операции, специфики торговой точки, где проведена транзакция (а в ближайшей перспективе – и списка приобретенных товаров). Это дает возможность предприятию сразу же строить комплексную структурную отчетность по дополнительным расходам – не ожидая, скажем, возвращения сотрудника с чеками, счетами-фактурами или накладными из командировки.